Sådan bliver du en skrap

Moster Mødeleder

Playmaker: Mette Ullersted

Jeg er en skrap moster!
Eller rettere: jeg kan hyres til at være en skrap moster, der sikrer, at ledere og medarbejdere oplever at nå resultater, få alle involveret og tale om det væsentligste på deres møde. Kort sagt: Bedre mødeledelse.

De 5 vigtigste veje til bedre mødeledelse

1. Formål, formål, formål

Før du sender dagsordnen ud: bliv helt skarp på, hvad formålet er med det enkelte punkt. Og skriv det ind, så deltagerne ved, hvad de skal byde ind med:
Evaluere?
Beslutte?
Kvalificere et forslag?
Komme med nye ideer?
Input til, hvad der bliver noget bøvl, når forslaget bliver iværksat.
Ideer til videre handleplan etc., etc. …

Hvis du ikke gør det meget tydeligt, hvilket input punktet har brug for, – og holder fast i det – kommer vi nemt til at tale om alle ovenstående punkter på en gang.

2. Information, diskussion, kvalificering, idégenerering eller noget helt andet?

Ofte opdeler vi punkterne ift., om de er til information, drøftelse eller beslutning, men der skal mere til end det.

Hvis punktet er til information, så er kun forståelsesspørgsmål relevante. Hvis mødelederen giver plads til andre spørgsmål, er formålet med punktet ikke information, men diskussion, kvalificering, idégenerering eller noget helt andet.

Hvis det er et informationspunkt, så er holdningstilkendegivelser for så vidt ikke relevante her: Punktet har ikke brug for, at deltagerne siger, hvad de synes.

Ja, det lyder skrapt – men dette er én af hovedårsagerne til alt for lange og alt for ineffektive møder.

Hold fast! Lyt efter om sætninger starter med ‘Jamen, jeg synes…’ – for så er det jo en holdningstilkendegivelse!

Læs evt. mit blogindlæg om, hvordan du afbryder på en høflig måde… 😉

3. Skal der træffes beslutninger?

Hvis punktet er til beslutning – så overvej hvilken form for beslutning, det er. Er det en endegyldig beslutning, som ikke kan gøres om? Er det en vejledende beslutning, som lederen kan navigere efter? Er det en flertals- eller en konsensusbeslutning?

I min Toolbox beskriver jeg 6 forskellige beslutningstyper. Du skal på forhånd have klappet det af med lederen/projektlederen, hvis du ikke selv ‘ejer’ punktet. I skal være enige om, hvilken type beslutning, I skal nå frem til.

Og sig det til deltagerne, når I begynder på punktet. Der er ikke noget værre end uklare beslutninger, pseudo-inddragelse og afgørelser, der reelt er truffet på forhånd, men alle lader som om beslutningen skal tages på mødet.

Vær gennemsigtig i din mødeledelse!

4. HVORFOR gør vi det her?

Hvis det er til drøftelse eller diskussion, så bliv helt skarp på HVORFOR punktet (sagen eller projektet) har brug for en drøftelse – eller rettere: hvilken type input punktet har brug for.

Alt for ofte er det mødedeltagernes associationer og indskydelser, der kommer til at styre en diskussion – og ikke mødelederen, som høster det input som PUNKTET har brug for, for at komme videre. Og det er jo ikke, fordi vi gør det med vilje, men engagerede mennesker får lyst og tilskyndelse til at kommentere på en masse forskellige ting i løbet af et møde.

5. Vælg den rigtige arbejdsform!

Vælg arbejdsformen ud fra, hvad der er formålet med punktet.

Er det nye ideer – så kig i værktøjskassen med brainstorming-værktøjer.

Er det kvalificering af et eksisterende forslag – så brug f.eks. værktøjet idé-forbedring (se mere i videoen nedenfor).

Tænk i at producere fremfor at diskutere: Producere anbefalinger, prioriteringer, for- og imod-lister eller producere handleplaner.

Og tænk i mindre grupper og individuelt arbejde fremfor at bruge plenumdiskussionen hele tiden.

Rigtig god fornøjelse derude med at lede møder, der giver VÆRDI for organisationen og MENING for medarbejderne! : )