"Jeg tror, vi er nødt til at starte et andet sted. Tænk på, at du selv har arbejdet meget længere med det her end dine kolleger."
… Siger du til Inger, som er fra ledelsen og er den, som har ansvaret for tre store projekter, som bliver sat i søen snart.
“De skal jo først lige tune ind på emnet. Og på hinanden.”
I er ved at planlægge et to-dages seminar for Ingers kolleger. De tre projekter er indbyrdes afhængige, så der er meget, der skal koordineres. Inger har allerede en liste med konkrete udfordringer, som hun mener, I straks skal gå i gang med på seminariet. Det er dig, som skal facilitere.
“Jeg tror vi er nødt til at bruge tid på at få en fælles forståelse af, hvad projekterne handler om.”
Inger læner sig tilbage i stolen. Ser lidt utålmodig ud. Du fortsætter: “Først når vi har fået et fælles billede, kan vi arbejde med, hvor udfordringerne opstår. Hvis ikke de lærer hinandens projekter godt at kende, så kommer de aldrig til at tage hensyn til hinanden og hjælpe i den grad, som er nødvendigt.”
Inger trækker vejret dybt og indvilliger:
"OK. Du har nok ret. Jeg er noget længere i processen end alle andre. Så starter vi med at ‘åbne’, som du kalder det."
I den her situation vil Inger gerne hurtigt i gang – og hvem vil ikke gerne hurtigt i mål? Men det tager tid at designe en god proces. Inden I går for meget i detaljen, skal I skabe jer et overordnet billede over processen.
Så… I skal have styr på processens faser.
Alle møder og workshops har en start og en slutning samt noget midt imellem. Det er din opgave som facilitator at tage stilling til, hvordan I kommer i gang på en god måde. Det inkluderer, hvordan I strukturerer arbejdet, og hvordan I får afsluttet ordentligt.
Og her skal der altså tages nogle bevidste valg om, hvordan processens faser skal se ud, så I ikke bare kører på rutinen og måske falder tilbage på nogle gamle vaner eller personlige præferencer.
Vi har verdens bedste model til at designe en proces, som vi kalder ‘åbne-ordne-lukke’. Den er enkel, let at huske og nem at anvende. Bingo!!
Den beskriver en proces’ 3 faser – starten, midten og slutningen – og så er den inspireret af bogen ‘Anerkendende Procesøvelser’ (2008) af Pia Halkier Bjerring og Annika Lindén.
Åbne
Det er her, tonen slås an. Du hjælper gruppen, der skal arbejde sammen med at finde et fælles fokus og forbinde sig til hinanden. Du sørger for, at forventningerne til hvad det er, I skal arbejde sammen om, bliver afstemt, og roller, regler og formål at tydeligt for alle. Det er også her isen skal brydes.
I en effektivitets-kultur kan vi have en tendens til at springe åbnefasen over for at komme i gang med det, vi ‘egentlig’ er kommet for. “Vi orker ikke børnelege”, kan nogen måske tænke, når der bliver lagt op til en øvelse, som skal foregå stående på gulvet.
Men vi kan ikke arbejde effektivt og kvalitativt, hvis én sidder og tænker på sit sidste møde, en anden ikke forstår, hvorfor hun er her, og en tredje tjekker mails. Derfor har du som facilitator et ansvar for at hjælpe deltagerne til at vende deres opmærksomhed i samme retning. Det gør du ved at designe små samtaler, som har til formål, at deltagerne tuner ind på hinanden socialt, fagligt eller energimæssigt.
Ordne
I denne fase skal der skabes overblik. I ordnefasen fordyber deltagerne sig og graver sig ned i stoffet. Det kan være, at de skal forstå noget på et dybere plan end de første umiddelbare forslag og emner. De skal måske producere ny viden sammen efter at have talt sig ind på emnet. Det kan være, at de skal kvalificere nogle af de fremkomne idéer for at kunne prioritere og vælge, eller måske bare få skabt et overblik over den samtale, de lige har haft.
Her skal der gives plads til refleksion, nysgerrighed og mange perspektiver. I skal være sikre på, at de vigtigste perspektiver og nuancer kommer med. Når I har sikret dette, kan I kategorisere og sortere stoffet.
I princippet kan ordnefasen strække sig i det uendelige, fordi man kan blive ved med at nuancere, perspektivere og kvalificere det, man taler om. Derfor er det et godt princip, at det er den tid, der er til rådighed, der dikterer, hvornår du skal hjælpe deltagerne med at flytte sig fra ordnefasen til lukkefasen.
Lukke
Nu skal I kompleksitetsreducere. I lukkefasen hjælper du deltagerne med at samle op på det, de har produceret, talt om eller lært, samt at vurdere, hvordan de kan komme videre. I laver konkrete aftaler om, hvem der gør hvad, hvordan og hvornår. I finder også ud af, hvordan I skal huske alt det, der er sket, og hvordan deltagerne hver især arbejder videre med det.
Denne fase er den mest konkrete og handlingsorienteret. Det er her, I beslutter hvilke af boldene, der var i luften i ordnefasen, som var de vigtigste. Hvad blev helt præcist besluttet? Hvem gør hvad og hvornår?
Her kan facilitatoren nemt komme til at undervurdere den tid, det tager at lukke ordentligt ned. Der var måske lige et par opklarende spørgsmål, der skal styr på først, eller måske melder ingen sig til den arbejdsgruppe, som skal bære forslagene videre. Det tager tid at lukke ordentligt af, og det er tiden værd.
3 tommelfingerregler, når du skal bruge åbne-ordne-lukke modellen
1. Tegn modellen – hvis du tegner modellen op på tavlen for dine deltagere og introducerer den fra start, kan du altid pege tilbage til tegningen og dermed hjælpe deltagerne med overblik og faseskift.
2. Regne baglæns – hvis du er tidsoptimist og elsker at åbne, at det er en god idé at regne baglæns, når du designer din proces, så du lader tiden styre i stedet for din mavefornemmelse.
3. Forklar formålet med fasen – hvis du vurderer, at der er brug for at blive i åbnefasen, mens deltagerne vil videre, så forklar, hvad formålet med at åbne er. Så er alle på samme side af sagen.
Husk også…
Der skabes som regel friktion i rummet, når vi flytter os fra én fase til en anden. Især når vi skal til at lukke og tage beslutninger, vil der altid være deltagere, som gerne vil blive i ordne-fasen, hvor boldene stadig er i luften, og som ikke er klar til at snævre ind, vælge ud og beslutte. Her kan du hjælpe deltagerne ved at sige:
Vi er nået dertil, hvor vi skal til at runde af. Selvom vi kunne bruge mere tid på at udvikle idéerne, skal vi nu samle op, så vi ved, hvad næste skridt er. Derfor skifter vi arbejdsmodus og lukker ned - på følgende måde…
Her vil du måske opleve modstand, men husk, din opgave er ikke at please. Din opgave er at bruge de arbejdsformer, der sikrer det bedst mulige resultat.
God fornøjelse med at åbne-ordne-lukke!
Og forresten…
Hvis du vil have flere konkrete faciliteringsværktøjer som åbne-ordne-lukke modellen i din værktøjskasse, kan du joine os på vores faciliteringskurser.
Hvis du er mere til bare lige at dyppe tæerne i Playmakers faciliteringsunivers, har vi skrevet en bog, som hedder ‘Tag teten’, der i sig selv indeholder et hav af gode modeller, værktøjer og teori.
