Du står på gulvet midt i mødelokalet.
Sveder lidt.
I er allerede bagefter programmet.
Der er godt nok mange spørgsmål, tænker du.
Det havde du ikke lige fået sat tid af til. Dagens emne om projektledelse og samarbejde ligger mange på sinde.
Nu har Maria et spørgsmål. Hun er projektleder og vil vide, hvad man egentlig gør, når ens team igen og igen overskrider deadlines. Mens Maria taler, kommer du i tanke om noget lignende, du har oplevet som facilitator. Der er egentlig ikke tid, men historien er sjov, og et godt grin gavner altid processen.
Alle griner, bare ikke Maria. Hun har fingeren oppe igen. Denne gang er hun lidt hårdere i tonen.
Du svarer ikke på mit spørgsmål, men du er jo heller ikke projektleder… Jeg kan bare ikke se mig selv i den model, du præsenterer.
Du føler dig kritiseret og har mest af alt lyst til at løbe væk. Du responderer i stedet hurtigt med en blanding af spørgsmål og svar.
“Hvad er det, jeg ikke svarer på? Laver I delmål?”
Maria vinker afværgende med hænderne og kigger ned i sin computer, mens hun siger: “Det er fint.”
En ting er helt sikker: Hverken du, gruppen eller Maria syntes, det, der lige skete, var ‘fint’.
Når du træder ind i et rum, hvor du skal faciliterer, vil du altid påvirke det, der sker – du kan aldrig være neutral. Sådan er det, når man er leder af samtalen. Når du som samtalens leder vælger, hvordan der skal responderes, vælger du samtidig, hvilken betydning det sagte skal have i gruppen.
Derfor vil vi opfordre dig til at skrue op for din bevidsthed om, hvordan du møder enkeltindivider og gruppen, når du faciliterer. Og til at skærpe din opmærksomhed på, hvilken effekt din respons har på gruppen.
Til dette formål kan du vælge at bruge et værktøj, som vi kalder for ‘responstrappen’...
Responstrappen illustrerer fire forskellige måder, du kan respondere på input fra deltagerne på. Og jo højere du bevæger dig op ad trappen, jo mere styrer du, hvad der skal ske i rummet.
Første trin handler om din måde at lytte på.
Her styrer du meget løst, hvad der skal ske, og giver gruppen og de enkelte deltagere plads og rum til at komme på banen. Lytning er faktisk lidt et undervurderet værktøj – lyttergaver er nemlig ligeså vigtige som talegaver. Fejlagtigt kan vi hurtigt komme til at tro, at lytning er en passiv handling, der bare sker helt automatisk… Men det er det faktisk ikke. Du kan nemlig både lytte vågent og lytte dovent.
Når du lytter vågent, hører du ikke bare ordene, men også det, ligger bag ordene. Du skruer op for din opmærksomhed for at få det hele med. Både det, der bliver sagt, og det, der ikke bliver sagt. Du lægger mærke til pauser, kropssprog og tonefald. Du gør dig også umage med at vise den, der taler, at du lytter. Dette kræver ofte, at du sætter tempoet ned og flytter dit fokus væk fra at nå alle punkter i din overfyldte drejebog.
Når du lytter vågent til en deltager, skal du tænke noget a la: “Selvfølgelig er der en vigtig pointe i det, du siger. Jeg bliver hos dig, indtil vi har fundet ud af, hvad det er. Alle vil jo gerne bidrage med noget konstruktivt. Mit job er at hjælpe dig på vej.”
Doven lytning er derimod den daglige ureflekterede lytning.
Her lytter vi mest til det, vi allerede ved, synes og føler. Vi leder efter bekræftelse på de holdninger og værdier, vi selv har, men har ingen synderlig åbenhed over for at opdage noget nyt.
Derfor skal du være opmærksom på en række dovne lyttefælder, når du faciliterer...
1. Dine tanker driver væk – Du får en association til det, du hører, og pludselig er du væk i din egen historie, i stedet for at blive ved deltagerens perspektiv.
2. Du dømmer det, du hører – Du lytter til en historie, og det slår dig med det samme, hvad fortælleren ‘burde have gjort’, eller du dømmer det, der bliver sagt, som godt eller skidt.
3. Du tror du ved hvad den anden vil sige – Når du tror, du ved, hvad taleren vil sige, så lytter du ud fra hvad du forestiller dig, at vedkommende vil sige og mene. Det sætter en stopper for den vågne lytning.
4. Du tænker over, hvad du selv vil sige, mens du lytter – Dette handler ofte om, at du gerne vil kunne levere et svar, eller at du gerne vil hurtigt videre.
Undgå ovenstående fælder, så er du godt på vej til at blive en vågen lytter.
Responstrappens andet trin handler om at spejle.
Når du spejler, kvitterer du så at sige for det, du har hørt. Du kan kvittere ved at vise med kroppen, at du forstår, ved at gentage det sagte eller ved at opsummere. En kvittering eller spejling skal altid være empatisk og justeret i forhold til konteksten. I så fald er spejlingen et effektivt redskab til at vide, at du lytter og til at tjekke, om du har forstået budskabet rigtigt.
Når du spejler med kroppen, gør du det samme som dine deltagere. Hvis de sidder afslappet, så sidder du afslappet. Hvis deres tempo er hurtigt og jovialt, så er du hurtig og jovial. Du indstiller kort sagt dit kropssprog, så du spejler dem/den, du lytter til. Undgå helst at det bliver kunstigt eller overgjort. En lille ændring af dit kropssprog er nok.
Når du spejler med ord, laver du et sprogligt spejl af noget, der bliver sagt, hvilket kan have forskellige effekter. Det kan være en måde at lytte vågent på og sikre, at du har forstået udsagnet. Det kan også være for at støtte og fremhæve en deltagers udsagn. Eller for at forkorte og spidsformulere et udsagn, du har hørt. Eller for at afrunde og komme videre i teksten, hvis der er behov for det.
Når du spejler det, en anden siger, kan det være meget stærkt, når du rammer plet, og den anden føler sig hørt, forstået og respekteret. Men du kan også overgøre det. Som facilitator skal du nødig have den vane at spejle alle udsagn, der kommer. Facilitatoren behøver ikke at få det sidste ord hver gang.
De sidste to trin i responstrappen handler om at spørge og stoppe. Så hvis du vil lære at respondere til UG, må du læse det sidste i vores bog ‘Tag teten’.
Og P.S… du finder mange flere brugbare faciliteringsværktøjer på vores LinkedIn og Facebook profiler, hvor vi ugentligt deler ud af brandvarme tips, som du kan bruge allerede dagen efter.
