Klokken er 10.30, før du opdager det.
Kollegerne sidder på præcis de samme pladser i hesteskoen, som de plejer.
En lille gruppe sidder i bagerste hjørne. De ser ud, som om de har gang i deres egen lille fest, og du synes, at de sender indforståede blikke til hinanden. Det gør dig lidt irriteret. Og usikker.
De mest dedikerede kolleger, som også er mest enige i de nye idéer for fremtiden, sidder forrest på hver deres side af hesteskoen. Dem kan du få øjenkontakt med, og de nikker indimellem bekræftende, når du siger noget. Det er også dem, du henvender dig mest til.
Ned langs siderne i hesteskoen sidder et par kolleger bag deres skærme. Du havde egentlig sagt, at I ikke behøvede computeren i dag, men de har åbnet den alligevel. Gad vide, om de skriver noter, eller om de tjekker mails.
De sidder på præcis de samme pladser og har præcis den samme adfærd, som du plejer at se til alle jeres personalemøder.
Sådan havde du slet ikke tænkt dig, at det skulle være. Det her er jo en visionsdag! Rummet skulle være fyldt med idéer, energi og engagement. Men i stedet lugter her fælt af rutiner og fastlåste positioner.
Du genkender det helt sikkert…
Alt for ofte gør vi bare det, vi plejer at gøre.
Når vi forestiller os et møde, tænker de fleste af os automatisk på et rum med borde, stole og kaffe på bordet.
Men… måske vil den samtale, vi skal have, fungere langt bedre, hvis vi går udenfor på græsplænen og taler sammen i mindre grupper. Måske bliver vi mere produktive, hvis vi rejser os op og går hen til den store tavle og arbejder stående med at tegne og skrive sammen.
Scenografien på dit møde – indretningen, stole- og borde-opstillingen, tavler, gulvplads, lys og lyd – kan være en kæmpe hjælp og støtte til at få processen til at glide. Eller det kan være en hæmsko.
Derfor kan det være en god idé at gøre sig nogle overvejelser om, hvilken slags scenografi der passer bedst til mødets formål og forventede leverance. Hvis formålet er, at deltagerne blot skal være oplyste om en ny beslutning, og arbejdsformen derfor er en kort orientering, foretager du ét scenografisk valg. Hvis formålet er at udvikle en masse nye idéer til, hvordan I skal gennemføre en beslutning, er valget et andet.
Når du skal tage de valg, kan du bruge faciliteringsværktøjet ‘scenografipanelet’, som du kan justere på alt efter mødets formål.
De forskellige justeringer kommer her…
Status: Forskel eller lighed
Forskel – Skal din scenografi vise, at nogen i rummet har højere status end andre? Det kan være, fordi de ved mere om dagens emne, fordi de har en formelt højere status, som er værd at fremhæve, eller fordi folk ligefrem har betalt for at høre dem.
Her kan du indrette rummet efter en hierarkisk scenografi. Et bord på en scene med paneldeltagere, der sidder bag en mikrofon, fortæller os, at nu er det panelet, der taler. Den hævede talerstol fortæller, at én har fået status som den talende.
Lighed – Skal din scenografi invitere til en samtale, hvor alle har samme status? Den ligestillede opstilling er at foretrække, hvis du vil skabe aktive deltagere og gøre det tydeligt, at alle indslag er væsentlige.
Det kan være stole i en rundkreds, eller mennesker, der fordeler sig i grupper omkring nogle høje borde. Denne scenografi signalerer, at det er jer, der er de vigtige og som skal arbejde.
Relation: Afstand eller nærhed
Afstand – Du kan skabe en scenografi, der skaber fysisk afstand mellem deltagerne. Det kan virke som en beskyttelse, hvis der er usikkerhed i rummet og giver deltagerne mulighed for at arbejde individuelt og uforstyrret i deres personlige rum.
Det kan være, at hver deltager får sit eget bord. Eller at der er meget store gruppeborde, så der er lang afstand over til dem, der sidder overfor.
Nærhed – Du kan også skabe en scenografi, der skaber fysisk nærhed. Det skaber et mere uformelt rum, som inviterer til aktivitet.
Deltagerne kommer altid tættere på hinanden, hvis alle borde bliver taget ud af rummet. Små gruppeborde skaber også nærhed.
Fokus: Envejs eller flervejs
Envejs – Hvor skal deltagerne kigge hen? Er det vigtigt, at der er ét centrum i rummet, hvor alle opmærksomhed skal gå hen?
Mange klassiske mødeopstillinger har et naturligt centrum. Det gælder for mødelokalet med en projekter og konferencelokalet med stolerækker og en scene. Med den scenografi har taleren gode muligheder for at få opmærksomhed.
Flervejs – Hvis det er bedre, at centrum skifter, og at deltagernes opmærksomhed kan vende mange steder hen, skal man have de tunge møbler ud af lokalet.
Man kan arbejde uden borde og stole. Eller man kan placere deltagerne i en klassisk opstilling med gruppeborde.
Fleksibilitet: Statisk eller mobil
Statisk – Scenografien kan være statisk, hvilket betyder at borde og stole ikke flyttes rundt på. Det kan ofte være af praktiske årsager, hvis møblerne er meget tunge eller fordi rummet blot er indrettet sådan for at gøre det nemmere at have mange mennesker samlet.
Det kan have en fordel, når der skal produceres meget, eller deltagerne har brug for plads til deres materialer.
Mobil – Det kan også være, at scenografien er meget mobil. Måske er der stole og borde i den ene ende af lokalet og plads på gulvet i den anden ende. Eller stolene kan stables og skubbes ud til siden, og bordene kan sættes sammen i små og store formationer.
Det er en fordel, hvis deltagerne skal arbejde på mange forskellige måder. Det kan være, at de både skal kunne arbejde fordybet alene, og at de skal kunne arbejde stående i grupper.
Forudsigelighed: Velkendt eller ukendt
Velkendt – Scenografien kan være velkendt. Når vi ser et mødelokale med et konferencebord, tænker vi måske: Åh, et møde mere!
Det skaber tryghed, men tænder også for vanen, som tager os tilbage til gamle roller og positioner.
Ukendt – Den ukendte scenografi er den, vi ikke har set før. Eller en velkendt scenografi i en ny kontekst.
Det kan både pirre deltagernes nysgerrighed og tænde deres energi-barometer, men det kan også skabe usikkerhed og frygt.
Der findes nogle helt klassiske møde- og workshopscenografier. Nogle sender os direkte tilbage til folkeskolen. Andre minder os på insisterende vis om, at det kan være kedeligt at være voksen og have en fyldt mødekalender.
Med andre ord… Nogle passer præcis til vores formål og leverance og skaber gode rammer for det, vi skal.
Alle scenografier kan noget, mens der er noget andet, de ikke kan - det handler om at vælge det vigtigste til.
En udfoldelse af de klassiske scenografier (og hvornår de kan være fordelagtige eller ufordelagtige at gøre brug af) kan du finde i vores bog ‘Tag teten’ – hvori du også kan læse om utallige andre faciliteringsværktøjer, som du kan tage med dig ind i mødelokalet allerede i morgen.
