Grafisk teamwork

• Hvad er visuelle modeller og grafiske skabeloner?
• Introduktion til hvordan man bruger dem, og hvad man får ud af dem.
• Klassiske faldgruber ved vores møde-vaner: samtalens mange sidespor, positioneringer og ’fløjkrig’: Dårlige vaner, som grafiske skabeloner og visuelle modeller kan afhjælpe.
• 3 grundlæggende principper, som kan guide din mødefacilitering og brug af skabelonerne.
• Gruppearbejde og gruppefremlæggelse – tips til at lave dem på en energifyldt og udbytterig måde.

De grafiske skabeloner og visuelle modeller kan bruges til

• Mindre grupper – f.eks. teammødet eller projektgruppen/arbejdsgruppen
• Gruppearbejde ifm. temadage og seminarer

Hver skabelon tegnes igennem trin-for-trin, så du selv kan tegne direkte derefter.

Og processen gennemgås: Sådan faciliterer du gruppernes arbejde med hver enkelt skabelon.

1) Sagen i midten: Dialogværktøj, der gør, at I kommer hele vejen rundt om emnet, holder fokus og ikke kommer ud på sidespor.

2) Fortid-Nutid-Fremtid gør, at I får en klar struktur på samtalen og kommer mere i dybden.

3) og 4)  Baggrund-Muligheder-Beslutninger findes i to versioner og hjælper jer til at fokuserer på løsninger og ikke kun udfordringer og erfaringer.

5) Interesserum og indflydelsesrum, som understøtter, at I fokuserer på de forhold, som I har indflydelse på – og ikke det, der interesserer jer, men er uden for jeres påvirkning.

6) Grid, som hjælper jer til at vurdere, hvilke initiativer I skal vælge at gå videre med – og tips til at designe en god udvælgelses- og ’lukke’-proces

7) Hvad var det nu vi besluttede sidst? En møde-opstarts-skabelon, som hjælper jer til at huske, hvad I besluttede på sidste møde og starte derfra igen, og ikke bruge tid på at genforhandle, hvad der egentligt skete på sidste møde.

1) Beslægtede emner, som hjælper jer til at få en fælles opfattelse af, hvilke emner I skal arbejde med mødet, og især hvilke beslægtede emner, I ikke skal tale om – i dag.

2) Beslutningsstigen. En visualisering, der hjælper med at få møde deltagere til at tale på det samme niveau, f.eks. at tale om et konkret projekt versus at tale om, hvem der har besluttet projektet, hvem der sad i styregruppe, hvem der har besluttet, hvem der skal sidde i styregruppen osv. Altså en diskussion om magt og ansvar i en organisation, om demokratisk underskud og medarbejderindflydelse.

Tre visuelle modeller, der bruges til at afstemme forventninger f.eks. i forbindelse med projekter

1) Mig og mit bagland bruges til, at forskellige enkeltpersoner og organisationer får fælles forståelse af, hvem der byder ind med hvad i et fælles projekt, så I får en realistisk forventningsafstemning. 

2) Whats in for me? Skabelonen, som hjælper jer med at afdække, hvem, der har hvilke interesser og ’dagsordner’ i et fælles projekt. Resultatet er større gennemsigtighed på motiver og interesser.

3) Mixerpulten, som hjælper jer med at få et projekt-,event- eller procesdesign, som faktisk stemmer overens med jeres ønsker.

Fire skabeloner, som bruges, når grupper skal tale om forandringen – eller tale om

1) Positivt og negativt, bruges når en gruppe skal arbejde med de sociale, faglige og praktiske konsekvenser af en planlagt forandring. Giver plads både til de skeptisk-kritiske stemmer og de optimistiske.
Og tips til hvordan man hjælper den leder, der står i spidsen for forandringsprocessen, til at agere mest hensigtsmæssigt under workshoppen.

2) Dobbelt bogholderi,som bruges til at få et fælles billede af fordele og ulemper forud for en planlagt forandring.

3)  Hæmmer og Fremmer, som bruges til at styre en diskussion om, hvad vi allerede gør som hhv. hæmmer en given forandring. Og hvad vi gør, der fremme en ønsket forandring

4) Mestrer jeg mit arbejde? Hoved, hjerne og hænder. En skabelon, der hjælper jer med at tale om at mestre sit arbejde – om at have tilstrækkelige kompetencer – eller ikke at have det. Skabelonen visualiserer tre forskellige slags kompetencer og mestring: (Teoretisk) viden, Handlekompetencer og Følelsesmæssig mestring og selvtillid og gør det lettere at tale om.

To visuelle modeller, der hjælper jer med at facilitere diskussionerne om vision, mission, strategi eller værdier.

1) Pyramiden, der hjælper jer med at udfolde en strategi eller med at tale samme på det samme niveau. Kan også bruges til målformulering i forbindelse med et projekt.

2) Søjler. Denne skabelon er god i forbindelse med værdiprocesser og til at tydeliggøre de værdier og principper, der er grundlæggende i en organisation.

I dette modul får du 3 skabeloner, der hjælper jer med at komme dybere ned i en udforskning og afklaring af hvad problemer eller udfordringen egentligt handler om. Vigtigt arbejde!

Før man giver sig til at løse udfordringen, er det væsentligt at blive enige om, hvad I skal løse; hvilke elementer problemet faktisk består af; og på hvilket niveau I skal forsøge at løse det.

Skabelonerne gør det nemmere for jer, at holde fokus på at grave ned i, analysere og forstå udfordringerne uden at springe (for) hurtigt til at ville løse dem. Hjælper jer til at blive i problem-udforskningen.

1) Isbjerget giver jer en visuel ramme for at afklare, hvilke årsager, sammenhænge og større tendenser der ligger nede under de synlige tegn på et problem. Det giver jer klarhed over, hvad  problemet egentligt består af, og gør, at I kan beslutte, på hvilket niveau I skal forsøge at løse det. – Før I begynder at generere idéer til løsninger….!

2) Synligt og skjult. Denne skabelon guider jeres arbejde med at afklare, hvad der er synlige  – og utvetydige – tegn på en bestemt problemstilling; hvad der er tolkninger og for-forståelser, og hvad der er de helt grundlæggende ’sandheder’ og ’briller,’ som vi hver især ser og forstår verden igennem. Hvad VED VI? Hvad TROR vi? Og hvad tager vi for givet uden at reflektere over vores eget perspektiv?

3) Fiskeben. En skabelon, der gør det nemmere for jer at analysere de forskellige elementer i en udfordring. Den skelner imellem 6 forskellige slags årsager til et problem. Det er et værktøj, som giver struktur, klarhed og systematik til en analyse.

Her får du skabeloner, som hjælper dig, når du skal ’sælge’ en ide, et projekt, en beslutning. Når du skal skabe ejerskab – eller bare velvilje – overfor et nyt koncept, et projekt eller forandring. Eller når du sidder til et salgsmøde og skal sælge din ydelse eller dit produkt.

Der præsenteres 4 trin – og i alt 10 skabeloner, som du kan bruge, når du skal sælge noget ind hos andre.

Trin 1)

Hvorfor – problemet i midten. Skabelon, der hjælper jer med at få fælles forståelse af behovet, der er afsættet og begrundelsen for en given beslutning eller forandring. Det er vigtigt at give sig tid til at få ejerskab til, at der er et behov for forandring, at der er et problem, som er værd at løse eller et potentiale, som I ikke indfrier i dag – før I præsenterer løsningen, den nye beslutning, konceptet, forandringen.

Hvis vi ikke har ejerskab til, at der er en god grund til at forandre eller købe noget – så gør vi det ikke.

Skabelonen her hjælper jer med at grave ned i HVORFOR.

Trin 2)

Ønsket tilstand. Tre skabeloner, der hjælper deltagerne (eller køberne) med selv at sætte ord på, hvad de gerne vil opnå, når de ’køber ind’ på dette projekt, køber din ydelse eller siger ja tak til at deltage i dit projekt.

Trin 3)

Hvad består løsningen af? Tre skabeloner, Puslespillet, Søjler eller Lagkagen, som får deltagerne, køberne, kollegaerne til at forstå alle de forskellige dele af dit produkt, dit projekt eller din ydelse. Det hjælper dem med at vælge den udgave af ideen, ydelsen, projektet, som passer bedst til deres behov.

Trin 4)

Hvordan. Tre skabeloner – dialogværktøjer – som gør projektet overskueligt. Som tydeligt viser, hvordan projektet skal gennemføres. Skilte og vejen, Den målrettede pil og Vejen mod målet og gør det nemt for dine kunder at designe processen, projektet eller implementeringen sammen med dig.

6 forskellige måder at anvende det visuelle til at understøtte god mødefacilitering og gode processer.

I bonus’en giver vi dig 8 af de grafiske skabeloner, som PLaymakers har udviklet og brugt på konkrete kundeopgaver. 8 videoer, hvor vi forklarer, hvad formålet var med skabelonerne, hvordan de blev brugt og hvordan det gik. 
Og du får selvfølgeligt også en pdf af alle de 8 templates, så du kan kopier eller lade dig inspirere.

De 8 grafiske templates er de her: 

Case 1: Kerneopgaven og arbejdsopgaverne.
Hvilke opgaver er centrale, og hvilke er mere perifære i forhold til vores kerneopgave

Se hvordan Playmakers  brugte en visuel skabelon i forbindelse med en temadag for en kommunal afdeling. Afdelingen havde omdefineret deres kerneopgave, og medarbejderne skulle nu opnå fælles forståelse af, hvilke arbejdsopgaver der fortsat var centrale, og hvilke der ville blive mere perifære ift. den nye definition af kerneopgaven.

Case 2: Forandringer
Positive forventninger, udfordringer og bekymringer

Denne grafiske skabelon blev brugt, da Playmakers hjalp en afdeling i en større organisation med at arbejde med en kommende forandring. 

Meget skulle forandres: De skulle gå fra at være generalister til specialister; skulle skifte arbejdsområde, arbejdssted og kollegaer. 

De havde derfor brug for at tale om forventninger-  både de positive og negative. “Hvad kommer det til at betyde?” 
Den grafiske skabelon strukturerede denne diskussion i grupperne, så den ikke alene kom til at handle om bekymringerne, som naturligt nok fyldte mere end de positive forventninger.

Case 3: Bør og Gør
Overblik over arbejdsgange og opgaver, som vi skal skrue op eller ned for

Dette er en af Playmakers yndlingsskabeloner. Den blev anvendt, da en organisation skulle forandre deres arbejdsgange og opgaver. 
Skabelonen fungerer som en indirekte facilitator i grupperne. 

Den giver overblik over arbejdsgange og opgaver, og får deltagerne til at tale om, hvad vi skal skrue op eller ned for. 

Case 4: Fra viden til handling
Omsæt ny viden til egen praksis

Skabelonen her blev brugt, da Playmakers faciliterede en konference.

Det var vigtigt, at deltagerne ikke kun gik derfra med hovedet fyldt af ny viden, men at denne viden blev omsat til handling.

Derfor arbejde de sammen ved bordene efter hvert oplæg, og talte om, hvilke ideer til handlinger og forandringer oplægget gav anledning til.

Case 5: Fra Strategi til handling – betydning for egen enhed
Hvilken betydning får strategien for min enhed?

Denne grafiske skabelon blev brugt til at facilitere gruppearbejdet for 110 medarbejdere på en strategidag.

De kendte strategien på forhånd, og brugte derfor dagen – og den visuelle template – til at arbejde med, hvilken betydning strategien ville få for arbejdet og opgaveudførslen i deres enhed.

Case 6: Forventningsafstemning
Arbejdsopgaver i driften

En grafisk skabelon som Playmakers brugte, da vi faciliterede en personaledag i en kommune.

Medarbejderne skulle nå frem til en fælles forståelse af, hvilke opgaver de forventede af hinanden på både de dage, hvor der var god tid, og de dage, hvor der var travlt. 

Case 7: Hæmmer og Fremmer
Hvad understøtter og hvad modarbejder vores intention?

Denne skabelon er også en af Playmakers favoritter. Den blev brugt ti, at facilitere gruppearbejdet på et stort temamøde med 350 deltagere.

Deltagerne havde fået et nyt strategisk fokusområde præsenteret, og arbejdede derefter i gruppe med, hvilke dagligdags handlinger, strukturer, aktiviteter m.m. der HÆMMER opnåelsen af den nye indsats, og hvad der FREMMER.

Case 8: Fra strategi til handling – betydning for kunder
Denne grafiske skabelon blev brugt på en strategidag, hvor medarbejderne i grupper skulle arbejde med, hvad den nye strategi vil komme til at betyde for samarbejdet med nogle af deres centrale kunder:

Hvilke ydelser, arbejdsgange og produkter kan og skal forandres, som følge af den nye strategi?