Procesledelse, samskabelse, procesfacilitering.
Buzzwords eller livsvigtige kompetencer for organisationen?
For bare nogle år tilbage var procesledelse noget, nogle få procesagtige typer falbød, og der blev måske smilet lidt af farvede post its og tykke streger på store whiteboards.
Nu er procesledelse blevet en af de vigtigste hjælpefagligheder i et utal af brancher, og facilitering er på vej samme sted hen.
Alle organisationer har forandring i et accelereret tempo som grundvilkår, og når vi forandrer, er vi immervæk nødt til at gå igennem den lidt besværlige proces, som forandring er.
Nogen – dig? – er desuden nødt til at lede den proces.
Procesledelse handler mest om mennesker
Allervigtigst er du som procesleder nødt til at få medarbejdere og kolleger med om bord. En forandring kan kun lykkes hvis konkrete mennesker gør noget anderledes end de gjorde før i deres helt almindelige daglige praksis.
Og for at vi mennesker gider at gøre det, så skal vi opleve at det er vigtigt og meningsfuldt, at vi gør det. Vi skal ikke tænke
“Åh nej, hvad har de nu fundet på, bare det snart går over”
men i stedet
“YES – det her projekt vedrører mig, og jeg vedrører projektet”
Hvordan du får det til at ske, giver jeg dig mit og Playmakers’ svar på i denne artikel.
Mål og mennesker
Procesledelse er kunsten at få mennesker og ideer til at spille sammen mod et fælles mål.
Hvad enten du er i gang med en kæmpe organisationsforandring eller skal implementere et lille nyt tiltag, så skal du have nogle deltagere til at bidrage og samarbejde.
Det måske lidt slidte udtryk samskabelse, rammer egentlig plet, for medarbejderne skal ikke bare arbejde sammen, men oftest skabe noget nyt sammen, som lever op til morgendagens krav.
Måske har du fokus dybt rettet mod formålet og de resultater, du brænder for at være med til at skabe. Det er også rigtig godt. Formål og leverance skal være klare og tydelige, ikke bare for endemålet, men også for delmålene.
Men pas på at du som procesleder ikke fokuserer så meget på mål, delmål og milepæle at du glemmer at orientere dig mod de mennesker som du leder processen for.
Er de med? Har de energi? Er der frustrationer der skal tackles?
Selve den måde processen fungerer på, er nemlig helt afgørende for resultatet. Går du for hurtigt videre, glemmer at inddrage, eller misser vigtig viden og input fra deltagerne, så kan dit projekt i bedste fald løbe ind i unødvendige bump på vejen, og i værste fald falde helt til jorden.
Så her er Playmakers opskrift på sublim procesledelse:
De 5 ting du skal kunne – og huske undervejs
1. Byg et solidt fundament for din proces:
Det betyder tydelige rammer og et klart formuleret formål. Rammerne skal være tydelige både for dig og deltagerne, og du kan godt regne med, at det du selv synes er klokkeklart, ikke altid vrker sådan for deltagerne. Så rids rammerne op hver gang i mødes – hvor er I nu? Hvad har ændret sig? Er der justeringer? Også formål og leverancer skal være klokkeklare. Hvorfor giver det her mening i det store billede? (Husk at give plads og tid til at det også kan danne mening for deltagerne). Hvad skal der konkret komme ud af projektet? Hvad skal udbyttet være af lige det her møde I er i gang med nu. Har du lagt et godt fundament kan du begynde at bygge ovenpå – uden at projekthuset vælter.
2. Gruppedynamik og relationer:
Brug tid og energi på at gruppen kan lære hinanden at kende og finde fælles fokus. I behøver ikke tage på teambuilding i en skov i en uge, men du er nødt til at give det relationelle opmærksomhed. En utryg eller konfliktfyldt gruppe kan ikke arbejde konstruktivt. Får alle lov at bidrage? Er der nogen som dominerer på bekostning af andre? Er gruppen forskellige stedet i processen? Din opgave som procesleder og facilitator er at få de forskellige perspektiver fra deltagerne på banen, og hjælpe dem med at arbejde sammen mod jeres fælles mål. Du skal gerne selv kunne stå fast i modvind, når der er frustrationer og kritik, og vide at det er rettet mod processen – som måske er et besværligt sted lige nu – og ikke mod dig.
3. Samtaledesign og gode spørsmål:
Som procesleder skal du overveje hvordan deltagerne skal tale sammen, når der er et vigtigt emne på bordet. ”Ordet er frit” er meget sjældent et godt samtaledesign, for ordet er ikke spor frit, men vil blive kapret af de mest talende, mest ekstroverte, og de som nyder størst status i gruppen. Det er din opgave at sørge for at alle kan bidrage, så brug forskellige samtaledesigns og metoder som passer til formålet. Du skal også stille de rigtige spørgsmål på de rigtige tidspunkter.
Det er ikke så nemt som det måske lyder. Åbne spørgsmål er gode til at få nye perspektiver frem og skabe en mere inkluderende dialog. Men spørgsmål kan også være så åbne at I spilder tid på at tale udenfor rammen, eller de kan være så åbne at deltagerne ikke ved, hvordan de skal komme i gang med at svare. Inden du stiller vigtige spørgsmål i processen, så tjek med dig selv, at du ved, hvad du vil opnå med spørgsmålet, og overvej hvordan det vil opleves at være dem, der skal svare på det.
4. Balancen mellem styring og improvisation:
En god procesleder har en plan, men er også klar til at skrotte den, når virkeligheden ikke passer til planen. Måske var din plan fantastisk på skrivebordet, men fungerer ikke rigtig i virkeligheden. Find ud af hvorfor, – spørg gerne deltagerne. Måske er det lige her i overtiden eller i overspringshandlingen vigtige indsigter opstår, så lad tidsplan være tidsplan og udnyt øjeblikket. Du skal balancere mellem at drive din proces fremad og derfor lukke diskussioner, når de ikke bringer nyt frem, og så at give plads til det uforudsete og de ideer som måske virker skøre, men viser sig geniale ved nærmere eftersyn. Nogle gange opstår de bedste ideer eller de stærkeste relationer i pauserne, så giv plads og gode rammer til de vigtige pauser.
5. Motivation og anerkendelse:
Anerkend deltagernes bidrag og forslag, – også når det ikke lige er guldkorn, der vælter frem. Når vi anerkender hinanden for at forsøge og tage chancer, bliver vi meget mere foretagsomme, end når vi rynker på næsen af det ikke-perfekte. Foretagsomhed og mod har alle processer og forandringer hårdt brug for. Vær ægte nysgerrig, når du spørger ind – deltagerne gennemskuer med det samme, hvis du bare ”lader som om”.
Fordelene ved procesledelse – Mere end bare resultater
God procesledelse skaber ikke kun bedre resultater og større chance for at lykkes med jeres forandringer. Det styrker også fællesskabet og engagementet blandt deltagerne. At have løftet et vigtigt stykke arbejde sammen skaber en helt anden forbundethed end når vi bare mailer med ”dem fra den anden afdeling”. Både deltagerne og du selv som procesleder kan desuden lære en masse om jeres egne styrker, kompetencer og hvad der udfordrer jer, når I er sammen om et projekt. Stoltheden ved at være med til at skabe en meningsfuld forandring som gør en forskel for andre, er uvurderlig.
Når du laver god procesledelse skaber du:
- Innovative løsninger: Ved at inddrage mange perspektiver og skabe rum for kreativitet opnår du løsninger, der rækker ud over det ordinære.
- Ejerskab og ansvar: Når deltagerne er meningsfuldt involveret i processen, føler de et større ansvar for at implementere de beslutninger, der bliver taget undervejs.
- Bedre samarbejde: Procesledelse , når den er bedst, fremmer tillid og samarbejde – ikke kun i processen, men også efter den er afsluttet.
Proceskonsulentens roller: Overbliks Ninja og Håndholdt Facilitator
En proceskonsulent skal både kunne overskue den store organisatoriske plan, og et samarbejde med mange forskellige interessenter, som muligvis har modsatrettede ønsker. Det kræver organisatorisk forståelse og gode evner til kommunikation.
Samtidig skal proceskonsulenten kunne stå i rummet i både medvind og modvind og forholde sig til deltagernes ideer, frustrationer og kritik med en empatisk autoritet. Det kræver sin mand/kvinde! Facilitering er en ’live’ kompetence som man ikke kan hverken læse eller tænke sig til. Det kræver praktisk træning og konkrete metoder sammen med virkelige menneksker.
Bliv en bedre procesleder – træn din praksis sammen med andre i et trygt og inspirerende rum med Playmakers
Vil du styrke dine evner til at lede processer? Så er Playmakers’ facilitatoruddannelse et oplagt sted at starte. På uddannelsen får du konkrete værktøjer, metoder og indsigt i, hvordan du får gruppen med dig. Uddannelsen giver dig redskaber til at stå stærkt i rummet, og håndtere modstand i gruppen.
Du styrker din evne til at lede med tillid, skabe rammer og retning og designe og facilitere dialoger.
Se mere og tilmeld dig her: Playmakers Facilitatoruddannelsen
Hvorfor procesledelse er fremtiden – Et mindset for samarbejde
I en verden, hvor ingen har svarene alene, og spørgsmålene ofte er store og komplekse, er procesledelse en måde at tænke og arbejde på. Det handler om at sætte mennesker og samarbejde i centrum, fordi vi sammen kan nå længere, end vi kan hver for sig.
