Pokkers… Nu taler Bent igen. Meget. Og længe.
Han har virkelig meget på hjerte, og han bruger mange ord til at forklare sig, selv om du har fanget pointen i løbet af de første fem sekunder. De lange historier, han fortæller, er ikke helt relevante i forhold til det, I er samlet om. Problemet er bare, hvordan du får ham stoppet.
Du prøver at fjerne den øjenkontakt, du har med ham, for at signalere, at han skal stoppe. Men det virker ikke, som om han bemærker det.
Resten af gruppen ser trætte og uengagerede ud, og du skæver til uret. Det er tid til at lukke dette punkt ned, men hvordan skal du få stoppet hans talestrøm? Til sidst har du fået nok.
“Bent, jeg stopper dig, vi skal videre i teksten!”
Bent stopper med at tale, tydeligvis overrasket. Han kigger ned i sit papir og samler armene tæt om kroppen.
Øv! Det kom måske lige lovligt hårdt ud. Måske kan du fange ham i pausen og sige undskyld.
Det er en svær balance mellem at invitere til og lukke ned for deltagernes input.
Det handler om at finde balancen mellem at være anerkendende og lyttende på den ene side – og på den anden side at turde tage styringen ved at afbryde eller lukke ned for input, som hverken gavner gruppen eller sagen.
Ind imellem bliver du altså bare nødt til at afbryde den enkelte, så gruppen ikke bliver taget som gidsel i en lang og irrelevant talestrøm – det ville jeres sag lide under. Men omvendt kan du også være så fokuseret på, at I holder jer til sagen, at du slet ikke tager hensyn til gruppen eller individet, og resultatet bliver manglende engagement og ejerskab.
Her hos Playmakers bruger vi ‘balancebrættet’ til at vise de tre hensyn, facilitatoren balancerer imellem, når de står over for en gruppe.
Sagen
Vi er altid samlet omkring en sag, når der skal faciliteres – uanset om det er et kort møde eller en lang dag. Og det er dit ansvar som facilitator at holde øje med, at den samtale, du faciliterer, ligger inden for sagens rammer.
Gruppen
For at I kan nå i mål med sagen, skal den gruppe du faciliterer, være tryg, fokuseret og have energi nok fra start til slut. Det er også facilitatorens ansvar at tage hånd om gruppedynamikken og holde øje med, at deltagerne relaterer sig til hinanden på en konstruktiv måde. Facilitatoren skal afkode, hvad gruppen har brug for, så alle er med.
Individet
Gruppen består af en række individer, som hver især har brug for at mærke, at de bliver set, hørt og forstået – og så skal de også have en oplevelse af, at deres tilstedeværelse og bidrag hver især er væsentlige og værdsatte.
Som facilitator står du konstant og balancerer på balancebrættet.
Nogle gange er det nødvendigt at justere tidsplanen – for eksempel hvis du mærker, at gruppen virker træt og har brug for en ekstra pause. Det kan også være, at du må ændre i dagsordenens indhold, hvis det bliver tydeligt, at et tema uden for programmet er afgørende at give plads til for at styrke den nødvendige tillid i gruppen.
Det er vigtigt at huske, at din fornemmeste opgave er at holde fokus på sagen og formålet hele vejen igennem et møde.
Men for at kunne gøre det, skal du selvfølgelig have gruppen med dig, som gerne skal bestå af flest mulige aktive og engagerede individer.
Nogle gange er det nødvendigt at vippe opmærksomheden mere mod individet. Måske har en stille mødedeltager længe taget tilløb til at dele sin mening – her kan det være meningsfuldt at give ekstra opmærksomhed og anerkendelse, så vedkommende får lyst til at bidrage igen. Det kan også være relevant at invitere en specifik person ind i samtalen, hvis du savner deres perspektiv.
4 hurtige tips til hvordan du holder balancen.
Minimer plenumsnakken – taletid til én ad gangen er typisk mest konstruktiv.
Strukturer samtalerne – brug en-to-mange princippet, og lad deltagerne tænke selv, og derefter tale sammen i små grupper og til sidst opsamle i den store gruppe.
Gør formål og leverance tydelige – mind deltagerne om, hvad I er igang med og hvorfor.
Tag rollen som facilitator på dig – hav mod til at tage styringen.
Flere gode råd til hvordan du bedst muligt håndterer gruppen, – og den friktion, der nogle gange opstår – kan du finde i vores bog ‘Tag teten’.
Og P.S… Hvis du gerne vil være ekstra god til facilitering, tilbyder vi kurser til både facilitatoren, den grafiske facilitator og proceskonsulenten. Kurserne finder du her.
