4 gode råd til onlinelederen
Playmaker: Mette Ullersted
Distanceledelse er fra den ene dag til den anden blevet en obligatorisk disciplin for mange ledere. Medarbejderne er spredt for alle vinde, og godmorgen-hilsenen på kontoret foregår nu på daglige Teams/Zoom eller Google-møder. Så er I i gang!
På samme måde er onlinemøderne blevet hverdag for mange ansatte. Selvom det kan virke enkelt bare at flytte de møder, man plejer at holde, ud på en onlinemødeplatform, så ændres en del parametre, som stiller krav til dig, som du ikke er vant til at forholde dig til hverken som leder og medarbejder. I hvert fald ikke bevidst!
Så måske har du brug for at blive mindet om, hvordan du holder gode møder online?
Her får du mine fire gode råd.
1. Tænd videokameraet
Hvis dine medarbejdere eller kollegaer arbejder hjemmefra, vil nogle af dem være tilbøjelige til at forsøge at undgå videomøder, fx med undskyldninger som ”min video virker ikke”, ”jeg deltager bare med lyd”.
Du skal være opmærksom på, at det kan opleves direkte intimiderende at skulle vise sit private hjem frem for sin chef og sine kolleger. Men da video er helt afgørende for, at I kan få en lille fornemmelse af fysisk nærvær under mødet, er din første opgave som onlineleder at få medarbejderne til at føle sig trygge nok til at tænde for kameraet.
2. Vis sårbarhed
For at få mødedeltagerne til at åbne op og turde deltage med video skal du som mødeleder selv være en rollemodel for sårbarheden på onlinemødet. Vis, at der er rod lige på den anden side af dit skrivebord, så det bliver legitimt for medarbejderne også at have uperfekte hjem(mearbejdspladser).
Brug tid på, at relationerne mellem mødedeltagerne og mellem dig og deltagerne ikke visner i en periode med mange onlinemøder. Men overlad ikke relationsarbejdet til tilfældig small talk – det fungerer ikke online, hvor de mest højlydte kaprer taletiden!
Brug i stedet icebreakers som fx at indlede mødet med, at alle skal fortælle i 1 minut om deres morgen/seneste måltid/dårligste vane, eller bed dem omdøbe sig i møderummet til en superhelt/et idol eller med deres kælenavn som barn. På den måde får alle ordet fra mødets start. Og en mildere tone er slået an.
Med til at føle sig tryg hører også at føle, at man har en rolle at spille på mødet. Det kan du fx sikre ved i dagsordenen at nævne deltagerne ved navn og udpege de punkter, som de hver især er særligt relevante for.
3. Brug dine begrænsede virkemidler endnu mere
Hvis du er vant til at holde møder med punkter som diskussion eller drøftelse på dagsordenen, så vil du opleve, at deltagernes lyst til at bidrage er (endnu) ringere, når mødet foregår online. Punktet ”Drøftelse” får stort set ingen til at melde sig på banen online, for ”er det egentlig møntet på mig”?
Onlinemødet kræver meget større tydelighed i faciliteringen end det fysiske møde.
Du kan godt (til nøds) slippe af sted med en slatten dagsorden på det fysiske møde, fordi du har dine vante omgivelser og værktøjer lige ved hånden: Tavlen, flip-over’en og din intuitive fornemmelse for mødedeltagernes stemning, engagement osv. Du kan fx se, hvem der er på nippet til at sige noget og opmuntre vedkommende med dit kropssprog.
Online har du modsat kun ca. 50 cm over-kropssprog at gøre godt med, og i tonefald og mimik begrænses du af teknikkens meget ringe detaljegengivelse. Du kan ikke se nogen i øjnene. Og du er derfor nødt til at overkommunikere.
Smil, mere end du normalt ville gøre, og vær opmærksom på at kigge ind i kameraet, når du har ordet.
Ud over, at din dagsorden skal være knivskarp (fx ved deltagerne hvorfor de er med til mødet), skal du også være overtydelig i din styring af mødet. Stil fx målrettede spørgsmål til hver enkelt medarbejder for at sikre dig at få det ud af mødet, som er målet, og at hver enkelt medarbejder føler sig bekræftet og berettiget.
4. Leder, gør dig tilgængelig imellem møderne
Når du ikke er tilgængelig for medarbejderne i det fysiske rum, som I er vant til, skal du gøre dig tilgængelig på andre måder.
Fødselsdagskagen, den fælles frokost efter mødet og den korte snak ved kaffemaskinen mangler som uformelle mødesteder, hvor du er tilgængelig for medarbejdere med et ærinde, som ikke hører til på et fællesmøde.
Brug jeres møder til at vise overskud og være nærværende, så mødedeltagerne ikke føler, at ude af øje er ude af sind, når mødet slutter.
Har du tendens til en fyldt Outlook-kalender, skal du måske afsætte tid til at være tilgængelig på Skype og telefon, så medarbejderne med sindsro kan kontakte dig eller du dem!
BONUS: Sådan spotter du medarbejdere, som er utrygge ved onlinemødet
Når mennesker føler sig truet, reagerer vi typisk ved at fryse, kæmpe eller flygte.
Du kan genkende medarbejdere, som ikke føler sig trygge eller betydningsfulde for mødet, på netop disse forskellige reaktionsmønstre:
- FRYS: Medarbejderen er apatisk, læner sig tilbage og tier stille. Hun er til stede. Men hun føler ikke, at der er noget for hende at bidrage med.
- KÆMP: Medarbejderen reagerer med aggression, anfægter dagsordenen eller mødets emne for at få den opmærksomhed, hun ikke kan læse ud af dagsordenen, at hun kan forvente.
- FLYGT: Medarbejderen dækker over sin usikkerhed ved at lave noget andet, besvare mails eller skrive to-do-lister og føler på den måde, at hun passer sit rigtige arbejde i stedet for at engagere sig i et irrelevant møde.
Vil du lære mere?
Tilmeld dig kurset Onlinemøder i praksis og få bogen Facilitering af onlinemøder med i købet!
40 55 74 64
mail@playmakers.dk
