Vejen til helvede

er brolagt med 

uproduktivt gruppearbejde

Playmaker: Mette Ullersted

I løbet af en workshop med mange deltagere skal man oftest ud i gruppearbejde. Vi kan ikke holde til at sidde mange mennesker i det samme rum og diskutere alle spørgsmål i plenum.

Men én af de helt store procesudfordringer er, hvordan man får disse gruppearbejder til at fungere godt. 

Walk-and-do-what-ever-you-want….

Det værste eksempel er Walk and Talk… Jeg har aldrig oplevet, at man rent faktisk taler om det, der var meningen! Men hvorfor gør vi det så? Tja, Vi har brug for frisk luft og bevægelse. Og vi har brug for den lille gruppes fortrolighed og potentielle effektivitet.

Men vi mangler værktøjer og metoder til at facilitere gruppearbejdet, så det rent faktisk skaber resultater og bringer processen videre..

”Vi kom ikke rigtigt til at tale om det vi skulle, men vi havde nogle virkeligt interessante diskussioner…”
”Ja, vi kom nok lidt langt omkring, så vi har ikke besvaret spørgsmålet, men…”

Gab……!

Hvordan sikrer man, at deltagerne taler om kernespørgemålet? Hvordan sørger man som facilitator for, at diskussionen i gruppen er konstruktiv og fremadrettet – hvis det er målet?
Hvordan mindsker man indflydelsen fra kværulanter og andre mødeterrorister?

Gruppearbejde er den idéelle arena til at lufte gamle interessekonflikter, argumentere for egne kæpheste eller lægge an til endnu en rituel diskussion om det, man plejer at være uenige om….

’What to do’ som facilitator? Man kan jo ikke være i alle grupperum på én gang.

Papir disciplinerer!

Min løsning på dette problem er grafiske skabeloner.

Jeg designer en opgave og giver den et grafisk udtryk, som deltagerne så skal arbejde i. De skal altså løse en opgave og udfylde en skabelon, mere end de skal diskutere nogle bestemte spørgsmål.

Hvis de ’bare’ skal diskutere, er det næsten umuligt for gruppens deltagere at styre diskussionens retning: Hvis deltagerne er nye sammen og ikke kender hinanden så godt, så er de for høflige og anerkendende til at rette hinanden ind på sporet, hvis én kommer til at køre ud på et sidespor.

Hvis de kender hinanden godt, er der til gengæld en masse velkendte interessekonflikter og modsatrettede synspunkter, som skal understreges, og fløje, der skal markeres. Vi kommer lynhurtigt til at positionere os i gammelkendte fraktioner og bruger tiden på at sige det, vi plejer at sige.

Eller vi bliver fristede til at hive en gammel kæphest op af hatten og føre diskussionen ud på afveje. Og fordi vi har brug for den gode stemning og godt kollegaskab, er det svært at afbryde og få diskussionen tilbage på sporet.

Hvis man – i stedet for diskussionen og spørgemålene – designer en opgave, som vil få deltagerne til at tale om det rigtige… Og hvis man laver en grafisk skabelon, som deltagerne skal udfylde, som en del af denne opgaveløsning… Ja, så er det meget nemmere for gruppens medlemmer at ’disciplinere’ hinanden.

Eksempel: Hvis man som facilitator blot siger, at en gruppe skal komme tilbage med 3 bud på, hvad ledelsen skal være særligt opmærksomme på i den kommende implementeringsproces, så kommer de sandsynligvis kun tilbage med et eller to. Og de har diskuteret alt muligt andet i mellemtiden (Er det en fornuftig forandring, der skal implementeres? Er projektlederen kvalificeret til at styre processen? Er ledelsesgruppen dygtig nok i det hele taget? Hvordan har udviklingen været de sidste 10 år i branchen? Hvordan påvirker regeringens sidste nye udspil vores forandringsproces? Er det en god regering?? Fortsæt selv…)

Hvis man til gengæld giver dem et papir, hvor der står : “Vigtigste ting at være opmærksom på i den kommende implementeringsproces.” Og der så nedenunder står nr. 1, 2 og 3. Ja så GØR folk rent faktisk det.

Vi er tilbøjelige til ikke altid at gøre som en facilitator eller en mødeleder SIGER (tænk bare på en mødeleders formålsløse henstillinger om kun at komme med korte indlæg…), men i højere grad at udfylde de felter, som en skabelon angiver.

Papir – og opgaver på papir – disciplinerer!

Mine yndlingsskabeloner

Blandt de grafiske skabeloner, jeg oftest bruger, er f.eks. Bør og Gør – som man bruger til at kortlægge hensigtsmæssige og uhensigtsmæssige arbejdsgange og rydde ud i opgaverne.

Det er Isbjerget, som er med til at tydeliggøre, hvilke årsager der ligger neden under et problem.

Og det er den helt enkle – men meget effektive – Top 3, hvor deltagerne identificerer de 3 vigtigste udfordringer i forbindelse med xxx; de 3 bedste tiltag til at løse xxx; de 3 mest centrale problemstillinger etc. 

Jeg sender de grafiske skabeloner med ud i gruppearbejdet og giver en relativ kort tidsfrist: I et gruppearbejde på over 40 minutter virker det som om, der er masser af tid, og så går diskussionen uafværgeligt på afveje. Og så arbejder deltagerne med at udfylde skabelonen.

På denne måde er den grafiske skabelon min co-facilitator. Den er ikke målet i sig selv, men den sikrer, at gruppen arbejder med det vigtigste, og at de leverer noget tilbage, som kan bruges fremadrettet i den videre proces.