“Er der nogen kommentarer?”
… hører du dig selv sige.
Du ved med det samme, at det spørgsmål skulle have været formuleret anderledes. Du har lige holdt et oplæg om jeres nye hjemmeside for dine kolleger. Du ville gerne have kort og konstruktiv feedback, men nu står du midt i en tsunami af input.
Der er holdninger til hjemmesidens farver, idéer vedrørende en app, man også lige kunne lave, ønsker om at starte forfra med processen og utilfredshed med, at man bruger penge på hjemmesider, når alle andre skal spare.
Det, der var ment som en kort status på jeres nye hjemmeside, har udviklet sig til en brainstorm, en værdisnak, en snak om ressourcer og alt muligt andet. Mange kæmper om ordet, og de, der ikke taler, tjekker mails eller stirrer ud ad vinduet.
Du prøver med venlige henstillinger at få samtalen tilbage på sporet, men efter 15 minutters debat afslutter du mødet med: “Nå, men det er svært lige at konkludere noget entydigt, men vi havde da en fin snak, og I hører nærmere, når hjemmesiden går i luften.”
Det er ganske menneskeligt at dele ud af sine tanker og associationer, når snakken er fri.
Langt de fleste kan nok godt genkende scenariet ovenfor. Det har sin charme – men er ikke altid hensigtsmæssig.
Derfor skal samtalen nogle gange DESIGNES og FACILITERES. Altså: du skal have en plan – et design – for, hvordan du vil gennemføre samtalen. Og du skal udføre den plan – facilitere samtalen.
Det gavner både processen, og alle jer som deltager i samtalen.
Så hvis du gerne vil undgå disse samtaleuvaner til dit næste møde…
- … de samme personer taler hele tiden.
- … pointer bliver gentaget.
- … der er mange emner i gang på én gang.
- … folk afbryder hinanden.
- … lyttekvaliteten er lav.
Så læs med herunder.
For det første, så kan du designe samtaler til forskellige formål.
For det første, så kan du designe samtaler til forskellige formål. Du kan designe samtaler til idéudvikling, fælles beslutninger, at gøre hinanden klogere eller handlingsparathed. Osv!
Det vigtigste er, at du som facilitator træffer bevidste valg og overvejer, hvordan I skal tale om hvert enkelt emne på dagsordenen. Det er også din opgave at skabe samtalerammer, som alle kan være i, og som giver mulighed for, at flest mulige relevante perspektiver kommer med i samtalen.
Derfor kommer her en super enkel model til at designe en involverende samtale – den hedder ‘en-to-mange’, og den har den fordel, at alle kommer på banen og bliver ‘tvunget’ til at forholde sig til dagens emne. Deltagerne får mulighed for at tænke sig om, inden de skal sige noget.
Deltagertypen, der får mange idéer, kan få sorteret lidt i dem i stilhed og fokusere. Vi undgår, at det er de samme få, der bidrager, fordi alle har forberedt sig. Dermed får vi større bredde i de input, der kommer, og det bliver lettere at holde debatten på sporet, fordi der bliver sorteret i idéerne undervejs, inden de når frem til den store gruppe.
Et enkelt redskab – som bare virker!
“En”
Hver enkelt deltager starter for sig selv med, for eksempel, at skrive tre idéer, to vigtige problemstillinger eller én ting ned, man er optaget af i forhold til dagens emne. Det kan være en god idé at sætte tid på, hvor lang tid deltagerne har, måske tre eller fem minutter. Det vigtige er ikke at få tænkt helt færdigt, men at få startet en tankerække. Du kan foreslå deltagerne at benytte sig at følgende arbejdsformer under denne del:
- Flowskrive – altså at skrive nonstop uden at løfte kuglepennen fra papiret i tre minutter.
- Tegne sin forståelse af det, I taler om.
- Skrive sine tre vigtigste indsigter ned.
- Producere spørgsmål til det, I skal arbejde med.
Her vil den ivrige debattør måske føle sig udfordret, mens den eftertænksomme vil trives.
“To”
Det, man har skrevet individuelt, deler man i en mindre gruppe, typisk med en eller to andre deltagere. Her får man testet sine tanker og idéer, inden man deler dem med den store gruppe. Når alle har delt deres tanker, kan den lille gruppe for eksempel vælge to idéer/problemstillinger/spørgsmål, man sammen er optaget af, som derefter kan deles med den store gruppe i plenum.
"Mange"
Det er ikke altid nødvendigt at samle op i plenum. Hvis formålet med samtalen for eksempel var, at deltagerne hver især fik zoomet ind på dagens emne, kan det være unødvendigt at vende tilbage til snakken i den store gruppe. Er samtalen i plenum nødvendigt eller værdifuld, så sørg for en fast struktur for, hvordan det skal foregå.
Det kan være alle grupper rundt på ultrakort tid og med helt præcise fremlæggelser eller spørgsmål. Eller det kan være en struktur, hvor kun nogle taler, mens resten lytter, så tale- og lyttepositionerne er helt tydeligt definerede. Når I taler sammen i plenum, så vær opmærksom på, at kun en enkelt kan være aktiv ad gangen, og at resten af deltagerne let kan miste energien, hvis de skal forblive passive lyttere for længe.
Sådan bryder du med jeres samtalevaner og uvaner og får designet en helt ny slags samtale.
Samtaledesign skaber en fælles retning, hvor vi har et klart formål, en tidsafgrænsning og nogle regler for vores samtale.
Husk på disse tommelfingerregler, når du giver dig yderligere kast med det:
– Minimer plenumdiskussioner – her har samtaleuvanerne den største magt.
– Formulér klare leverancer – sørg for, at der er tydeligt for deltagerne, hvad de skal producere.
– Giv tid til den enkelte – der skal være tid til, at den enkelte kan tænke sig om.
– Lav tale- og lytteregler – tydeliggør hvem der må tale, og hvornår, og hvem der kun lytter.
– Hav styr på tiden – sørg for, at overholde de tidsangivelser, I har sat.
