Her får du hele 7 tips til, hvordan du kan forbedre dine møder!
Fordi… Vi har nemlig lagt mærke til noget.
Når deltagerne på vores facilitatoruddannelse bliver spurgt: “Hvad vil du gå hjem og forbedre lige nu?”
Så svarer de tit: ”Afdelingsmødet.” Og ’projektmødet’ er en klar 2’er.
Og helt ærligt… Det er slet ikke overraskende. De to møder og lignende tilbagevendende, rutineprægede møder lider nemlig gevaldigt under især disse tre udfordringer:
- For meget envejskommunikation – og for lidt kollektivt arbejde med et emne.
- Det er de samme, der taler mest – heriblandt afdelingslederen eller projektlederen.
- Man når aldrig det, man havde sat på dagsordenen.
Og det kan koste dyrt – i motivation, arbejdsglæde og oplevelsen af meningsfuldhed.
Ledere kan være effektive mødeledere, men afdelingsmødet har lidt nogle andre formål end bare effektivitet, bl.a. orientering, drøftelse og videndeling. Afdelingsmødet er også der, hvor det relationelle skal have tid og plads. Hvor sammenkitning sker.
Så her kommer 7 tips til, hvordan afdelingsmødet kan gøres mere effektivt, så I også får tid til det relationelle…
1. Informér pr. mail
Send nogle af de simple punkter ud på mail dagen før. Det tager lidt ekstra tid for lederen, men det er meget hurtigere for medarbejderne at læse. Spørgsmål til punkterne gemmes til selve mødet.
2. Medbring liste
Læs op fra din medbragte liste og fortæl om alle punkterne og KUN dem. Hvis du sidder og fisker ting ud af hukommelsen, vil deltagerne snart irriteres (med rette) og synes, at du spilder deres tid.
3. Knæk en lang liste
En liste med orienteringspunkter kan deles i to. Læg en anden mødeaktivitet ind i mellem. Det giver ny energi.
4. Need to know
Overvej om hvert punkt er strengt nødvendigt at bruge to minutter på. Har medarbejderne reelt behov for at vide det – eller er formålet faktisk, at du kan holde din ryg fri ved at informere om det?
5. En medarbejder orienterer
Hvis en medarbejder er tættere på et givet punkt, så lad vedkommende orientere. Det giver medansvar og afveksling. Advisér den pågældende før mødet.
6. Hold det bilaterale ude af mødet
Hvis et punkt er en sag mellem dig og en specifik medarbejder, så overvej at lægge det uden for mødet. Ros kan dog med fordel deles ud, mens de andre medarbejdere hører det; det gør anerkendelsen dobbelt så værdifuld for den roste.
7. Fortæl historien
Vil man aflevere en abstrakt pointe eller en regel, letter man deltagernes forståelse ved at servere en konkret historie eller et eksempel først. 10.000 års historiefortælling om fællesbålet har disponeret vores hjerne til at forstå historier med mennesker og intriger, mens principper, regler og globale abstraktioner kommer evolutionært senere og er derfor langt mere krævende.
De tips du læser her er faktisk baseret på Ib Ravn og Nina Tanges forsknings- og udviklingsprojekt fra 2009, som du kan finde her.
Ib og Nina siger sådan:
“Har man mere end 4 - 5 orienteringspunkter at aflevere, eller tager det mere end 10 - 15 minutter, begynder deltagerne at miste interessen. Det er naturligt: opmærksomheden sløves ved gentagelser - det ene info-punkt efter det andet. Så deltagernes opmærksomhed skal stimuleres, og afdelingslederen skal overveje relevansen af hvert punkt for den enkelte.”
De undersøgte møder i en bank, en kommune og et ministerium. Og det er skræmmende genkendeligt, for tænk… de fandt helt de samme udfordringer med afdelingsmøder og projektmøder dengang, som deltagerne på vores facilitatoruddannelse fortæller om i dag.
Det kan vi så græmmes over den dag i dag i 2024. 🫣
Et rungende tak til Ib og Nina for at lade deres forskning være frit tilgængelig, så alle vi andre kan nyde godt af jeres viden!
På Playmakers facilitatoruddannelse har vi et enkelt spørgsmål, som vi opfordrer deltagerne til at stille sig selv. Eller deres afdelingsleder. Det skal stilles efter, man har afholdt et møde.
“Fik du sagt, det du ville, eller fik du skabt, det du ville?"
Det er egentlig blevet en slags mantra efterhånden. Pointen med det er, at man som facilitator eller afdelingsleder ikke kan ‘nøjes med’ at fokusere på det, der kommer ud af munden på en selv. Man må rette sin opmærksomhed mod, – og tilrettelægge mødet efter – hvad der skal ske og skabes inde i hovederne på medarbejderne.
Hvad skal de huske? Tænke over? Opdage? Forstå? Kvalificere? Udfordre?
Det er et simpelt spørgsmål. Men helt afgørende for at få værdiskabende møder.
Brug de 7 konkrete tips næste gang du skal holde et møde.
Mon ikke du ser en forandring?
