Af Anja Weier Olesen og Katrine Kent
Hybridmøder… De udfordrende møder, hvor der både sidder
- 2 foran samme skærm og småsnakker venskabeligt under mødet
- 4 hjemme foran hver deres skærm og
- 6 mand foran en stor skærm, hvor man faktisk kun kan høre de forreste, og de ikke har adgang til tastatur og derfor ikke kan skrive i chatten eller være med i afstemningen.
Hybridmøderne giver meget forskellige forudsætninger for taletid og indflydelse, og som mødeleder skal man forberede sig godt.
Herunder får du vores bud på, hvad du skal gøre. Men først lidt om faldgruberne – som en af deltagerne på et af vores onlinekursus formulerede det:
Nu havde jeg lige fået nogenlunde styr på de dér onlinemøder – og nu skal jeg forsøge at overskue, at vi er 4, der sidder fysisk sammen i lokalet – og de sidste 5 sidder hjemme fra deres PC. Det bliver altså noget rod
Kursusdeltager
Og ja, det bliver nemlig let noget rod med blandede møder, fordi deltagerne pludselig har meget forskellige forudsætninger.
For når nogle sidder sammen, og nogle sidder hjemme, hvordan får man så:
- Fordelt taletur og taletid?
- Skabt inklusion for alle – OGSÅ i pausen?
- Sikret at alle deltagere har mulighed for at se, høre og bidrage til mødet?
- Håndteret den gruppedynamik, som tydeligvis er skæv, når man selv ikke er i rummet?
Kompleksiteten til blandede møder er ekstra stor, og spørgsmålene er mange.
Blandede møder er for mange arbejdspladser et vilkår. og for flere andre vil det være en del af den nye virkelighed, når vi ikke altid kan vælge at møde fysisk ind.
I denne blog vil vi gå igennem fire typiske set-up’s, når vi holder blandede møder, og give dig tips til, hvad du skal være særlig opmærksom på for at få mødet til at fungere.
Set-up 1: To deler en computer – resten sidder individuelt
En af udfordringerne, når to deler computer, er at de kan komme til at tale som med én stemme.
Det kan både gøre stemmen stærkere på bekostning af de andre, som sidder hver for sig, men det kan også være på bekostning af den ene af de to eller begge. Individuelle perspektiver og holdninger kan gå tabt, når to stemmer bliver opfattet som én.
En anden udfordring er, at resten af gruppen kan blive forstyrret af det, der foregår mellem de to. Hvis de griner eller taler sammen, vil fokus rettes mod det der foregår, og det kan skabe utryghed at to har noget sammen, som resten af gruppen er afskåret fra.
“Griner de mon af det jeg sagde før?”
Vær derfor særlig opmærksom på:
- At spørge ind til begges individuelle perspektiver og holdninger
- At bede tomandsholdet om at være transparent om, hvad der foregår hos dem, så det ikke skaber uro hos resten af deltagerne.
Set-up 2: En gruppe deler computer – resten sidder individuelt
Det kan være en udfordring, når en større gruppe deler PC til et møde, at en enkelt person tager styring og taler for resten, som så forsvinder lidt i baggrunden.
Måske bliver ”talspersonens” holdning til ”gruppens” holdning, uden at de øvrige er helt med på den? Måske refererer han mere sine egne tanker end gruppens, når han skriver de forslag i chatten, som er blevet drøftet?
En anden udfordring er, at de, der sidder i baggrunden, kan forsvinde ud af mødet. Maria sidder forrest og kan ses nogenlunde tydeligt, men ikke så tydeligt som dem, der sidder ved egen PC og kan fylde hele skærmen ud. Peter og Tomas kan man lige akkurat skimte, men Tove og Camilla, som sidder bagerst, forsvinder stort set ud af mødet, – man opdager knap, at de var med.
Der er altså en udfordring med, hvordan gruppen bag computeren kan fungere godt som gruppe, så alle kommer til orde og bliver hørt og set, samt med hvordan de kan interagere med resten af mødedeltagerne.
Vær særlig opmærksom på:
- At enhver gruppe over tre personer har brug for, at der er en som tager facilitatorrollen og sikrer, at gruppen fungerer godt, og at alle bliver hørt. Den funktion skal prioriteres.
- At der ikke kommer for mange ”møder i mødet,” uden at det er bevidst og italesat. Gør hellere en dyd ud af det og lad gruppen, der sidder sammen, drøfte underspørgsmål, mens andre mødedeltagere gør det samme i online undergrupper.
- At gruppen selv er opmærksom på, hvordan de bedst sidder, så alle kan ses, og at de måske skal skifte plads undervejs, så ingen ’forsvinder’ fra mødet.
Set-up 3: Konference set-up’et – en stor gruppe og en stor skærm
Det største problem med konference set-up’et er, at alle deltagerne ganske vist har rigtig godt udsyn til det, der foregår på skærmen, mens de andre, som er koblet op på en computer udenfor lokalet, omvendt har meget svært ved at se, hvad der foregår i konferencelokalet.
Deltagerne i konferencelokalet sidder godt med kaffe og slik på bordet – klar til at se og høre, hvad der foregår på den store skærm.
Men deres bidrag til mødet kan blive rigtig svært, både fordi de er langt væk fra kameraet, og fordi de ofte ses fra siden, hvilket gør det svært at se øjne og mimik og dermed opleve kontakt.
Set-up’et egner sig derfor bedst til at give information fra skærmen og til deltagerne – og knap så meget den anden vej.
Vær særlig opmærksom på:
- At deltagerne flytter sig så tæt på kameraet som muligt, i hvert fald når de har taletid, og at de kigger direkte ind i kameraet.
- At en stor gruppe også har brug for, at der faciliteres, så alle får en reel mulighed for at bidrage og ikke kun de to, som sidder nærmest kameraet.
- At det kan føles ekskluderende for de 2-3 stykker, som sidder hjemme alene på egen computer, at så stor en del af kollegerne sidder ”og hygger sig” sammen. Gør derfor ekstra meget ud af at skabe kontakt og relation mellem deltagerne i konferencelokalet og dem, som sidder på en satellit for sig selv.
Set-up 4: Samme rum – men hver sin computer
I udgangspunktet er det en rigtig god ide at sidde med hver sin PC, også når man er i samme rum, fordi man så fremstår individuelt på skærmen, på lige fod med de andre.
Der er dog en stor og altoverskyggende udfordring, som skal løses, før det kan fungere: LYD!
Ekko, ringen og hyletoner opstår uvægerligt, hvis ikke man har taget højde for dette.
Sluk for den centrale lydenhed – og kør kun på enkelte computers lyd – gennem høretelefoner.
Det er svært med mere end en hørbar lydkilde i samme rum.
Vær særlig opmærksom på:
- Om det fungerer lydmæssigt, tjek altid lyden med andre udenfor lokalet
- At gruppen der sidder sammen, har kolleger at sparre med undervejs og sludre med i pausen, mens de som sidder selv ikke. Kompenser gerne for dette ved at lave ’pauserum’ for individualisterne samt bruge undergrupper, så alle deltagerne får mulighed for fortrolig sparring.
- At det kan skabe psykologisk tryghed i undergruppen, når de sidder fysisk sammen, men at det ikke må blive til psykologisk utryghed for resten som kobles af. Transparens om, hvad der foregår i gruppelokalet, er derfor vigtigt.
Summa summarum…
Det vigtigste, du som mødefacilitator kan gøre, er at gøre dig bevidst om, hvordan deltagerne sidder, i så god tid inden mødet/kurset som muligt, og så designe din mødeproces efter dette.
Du skal vide, hvilke forudsætninger hver enkelt deltager har for at bidrage, så du kan tage hensyn til og kompensere dem, som har de vanskeligste vilkår.
Det løser ikke kompleksiteten ved blandede møder, men det gør det muligt at få skabt relationer og fremdrift, hvis en facilitator tager ansvaret og italesætter det, som er nødvendigt.
Pssst.. Har du brug for hjælp til at lede hybridmøder?
40 55 74 64
mail@playmakers.dk
