Playmaker: Katrine Kent
Vi interviewede Kristian i forbindelse med vores nye bog om facilitering af onlinemøder.
Kristian holder tit lange onlinemøder med projektgruppen i den it-virksomhed, han arbejder i. Projektet er stort og komplekst, og det tager tid at arbejde sig igennem dagsordnerne. Og Kristian kunne berette om lange møder, hvor koncentrationen falder, energien siver ud af skærmen, og det er svært at holde fælles fokus.
“Som en helaftensfilm, der ikke er klippet i,” sagde Kristian.
Og han fortalte om spild af tid:
Deltagere, der ikke er klar til den aftalte tid.
Deltagere, der ikke opdager, at de skifter fra et dagsordens punkt til et nyt.
Deltagere, der er passive og ikke melder ind.
Deltagere, der ikke opfanger, hvad der bliver besluttet. Og at de derfor må ‘rulle tilbage’ for at få alle med…
Jeg forstår det godt.
For Kristian begår 3 afgørende fejl.
Dem kan du læse om her – og du kan lære, hvad du skal gøre i stedet.
Fejl nr. 1: Alle deltagere er i det samme virtuelle rum under hele mødet
Kristian gør, ligesom han plejer at holde fysiske møder: Alle deltagere sidder rundt om det samme mødebord og diskuterer.
Problemet er bare, at et 3 timer langt onlinemøde er meget, meget mere krævende at deltage i end et fysisk 3-timersmøde.
Det føles langtrukkent og ensformigt. Fuldstændig som en helaftensfilm, der ikke er klippet i.
Der mangler nemlig skift. Kristian skal tænke mødet igennem og planlægge, hvilke skift han kan lægge ind.
Skift er:
- Fra et emne til et andet
- Fra en taler til en anden
- Fra det fælles, virtuelle plenumrum til break-out rooms og tilbage
- Fra skærmdeling til plenum og vice versa
- Fra arbejde til pause og tilbage
- Fra diskussion til konklusion
Og han skal markere skiftene. Allerhelst ved at lade deltagerne være aktive.
Fejl nr. 2: Kristian opsummerer og styrer dagsordenen
Kristian er projektlederen.
Han synes derfor, at det er meget naturligt, at det er ham, der samler op på opgaver, der er færdiggjort, og opgaver, der endnu er åbne, de vigtigste pointer i en diskussion, der lige er afsluttet, spørgsmål, som skal afklares frem til næste møde
konklusioner …
Det er meget bekvemt for deltagerne.
Og det giver Kristian et godt overblik.
Desværre giver det også passive og ufokuserede deltagere…
Kristian skal i stedet uddele opgaver undervejs.
Og gerne de opgaver, der markerer et skift – f.eks.
- fra et emne til et andet (Johnny, vil du ikke lige samle op på, hvad vi tager med fra dette punkt?)
- fra oplæg til diskussion (Maria, vil du give dit bud på de vigtigste pointer i Leas oplæg, som vi sammen skal diskutere?)
- fra break-out rooms til plenum (Vil I fortælle, hvilke to vigtigste udfordringer I talte om i jeres gruppe? Tom, vil du starte?)
På den måde holder han deltagerne fokuserede.
De ved, hvor de er henne i dagsordnen, og de byder ind.
Fejl nr. 3: Kristian glemmer at holde pause …
Kristian er ‘på’, når de holder onlinemøder.
Så meget, at han glemmer at holde pause.
Indimellem går der faktisk flere timer uden pause.
Kristian opdager det bare ikke.
Han samler op, konkluderer, fordeler taletid og styrer statusrunden, bøvler med teknikken, stiller spørgsmål og skriver referat.
På en gang.
Han opdager ikke, at de trænger til en pause.
Han opdager kun, at deltagerne bliver ufokuserede, ukoncentrerede og mentalt fraværende.
Og han bliver lidt irriteret.
I vores bog kan du læse præcis hvor lang tid, der må gå, inden du holder den første pause.
På kurset får du metoder til rent faktisk at huske det også …
BONUS: Den virtuelle Toolbox
Kristian skal virkelig til at indføre andre metoder og værktøjer end den tilbagevendende diskussion, vi kunne kalde den, vi-skiftes-til-at-sige-noget-arbejdsformen.
Han kan med fordel vælge andre former for involvering!
Hvis han kiggede i Den virtuelle Toolbox, som er en del af bogen Facilitering af onlinemøder, ville han sikkert falde over værktøjet Den Digitale Fish Bowl, som giver en større dybde og refleksion til samtalerne.
Eller Trafiklyset, som er en hurtig statusmelding fra deltagerne.
Eller Holdninger i kvadranter, som tvinger deltagerne til at forholde sig personligt til det, der bliver arbejdet med, og som giver jer en fælles pejling på interesseområder.
Kristian kunne selvfølgeligt også bare tage med på kurset og copy-paste alle de værktøjer, vi bruger der 😉
Er du også træt af søvndyssende videomøder?
Overvej vores kursus Onlinemøder i praksis! Det foregår selvfølgelig online, så du kan smage medicinen mens du bliver klogere:-)
40 55 74 64
mail@playmakers.dk
