Det er mandag formiddag og du sidder i et mødelokale.
Du kan høre projektoren summe ved siden af dig. Nogen bladrer igennem deres papirer.
Du har lige præsenteret noget vigtigt for mødedeltagerne. Måske et oplæg, måske en beslutning, der kræver input.
Du kigger op, smiler venligt…. Og tager så en indånding.
“Det var alt fra mig! Hvad har I af kommentarer og spørgsmål?”
Og så… Ingenting.
Stilhed.
Én kigger ned i sin notesbog. En anden retter på sin kuglepen. En tredje stirrer længselsfuldt ud af vinduet.
Du kan mærke det: Du kommer til at skulle trække det her over målstregen selv.
Mødet lider af akut iltsvind…
Genkendeligt scenarie, ikk’?…
Den følelse sad Camilla også med. Hun er intern konsulent og skulle overtage faciliteringen af et møde, hvor folk… ja, ikke rigtig meldte ind. Hun frygtede præcis det samme… Pinlig tavshed. At skulle trække hvert et ord ud af deltagerne.
Så hun rakte ud til Playmakers for en times sparring.
Hun fik blandt andet faciliteringsværktøjet ‘en-to-mange’ med fra hendes sparring-session. Fordi netop det værktøj er kuren mod møde-iltsvind. Det er nemt at bruge – og enormt effektivt. Det virker bare! Så værsgo – her er den…
Første trin: Find på - individuelt og i stilhed
Bed deltagerne skrive 3 ting ned på en seddel – fx vigtigste pointer, potentielle udfordringer eller hvad de selv kan bidrage med. Det lyder simpelt, men det vigtige er, at de gør det individuelt og i stilhed. Det er her, magien opstår.
For når vi tænker selv først, får vi langt flere – og mere forskellige – input.
Ja, det føles lidt akavet. Folk småsnakker, joker og prøver at bryde stilheden. Hold fast alligevel. Vær den venlige, men tydelige ‘gårdvagt’ og mind dem om, at stilheden netop er det, der sikrer bedre input.
Andet trin: Fjern usikkerhed i par
Når deltagerne har skrevet deres pointer, beder du dem vende sig mod sidemanden og dele. Efter individuelt arbejde opstår der næsten altid lidt usikkerhed…
“Har jeg gjort det rigtigt?”
“Er det godt nok?”
Den forsvinder her. Når de taler sammen, opdager de, at deres input giver mening – og at de er på rette spor. Er I mange, kan du bede parrene udvælge 2-3 vigtigste pointer.
Tredje trin: Diskutér i plenum
Til sidst samler vi op i plenum ved, at alle fortæller, hvad de talte om, og parrene supplerer – dvs., kun fortæller det, der endnu ikke er blevet sagt.
Eller… vi ‘plukker’, så vi kun hører dele af det, de har talt om.
Et lille bonus-tip: Alt for mange plenum-opsamlinger bliver for lange, fordi vi pligtskyldigt skal høre alt, hvad alle har talt om.Det behøver vi ikke altid. Overvej hvad formålet er med diskussionen, og om alle skal høre alt – eller om mange bare skal høre meget…
Mistænkeligt simpelt, tænker du måske… Der er et par grunde til, at det virker så effektivt som det gør:
1. Diversitet
Det genererer meget mere forskelligt indhold (ideer, pointer, løsningsforslag…), end hvis vi bare diskuterer i plenum. For så bliver vi alle samme farvede, af det de andre siger og kommer til at tænke i de samme baner.
2. De introverte
Det giver de introverte mødedeltagere en chance for faktisk at tænke sig om, før de taler. Og dermed kommer de meget mere på banen frem for kun de ekstroverte deltagere, der nemt fylder på mødet.
For ekstroverte mødedeltagere, der dårligt kan tænke en tanke uden også at sige det højt, kan nemt tale i 95% af tiden, uden at de mere introverte deltagere får et ben til jorden og tid til at tænke.
3. Plads til alle
‘En-to-mange’ gør det nemmere at få alle deltagere med. Også de forsigtige og tilbageholdende deltagere.
Når den lidt stille og usikre Tove først har skrevet noget på en seddel, er det nemmere for resten af gruppen at spørge ind til, hvad hun har tænkt, uden at det virker som et overgreb.
(Som når læreren spørger én, uden at man har hånden oppe…Gisp!)
Det er SÅ meget nemmere at spørge: Nå, men hvad har du skrevet, Tove? For nu har hun jo skrevet noget og er dermed forberedt. Det er derfor en mildere måde at få alle med i gruppen.
Da Camilla vendte tilbage efter hun havde brugt værktøjet, sagde hun:
“Det virkede meget bedre, end jeg havde turdet håbe på! Jeg var totalt nervøs op til mødet, og var lige ved at skippe den plan, jeg havde lavet og bare gennemføre det på den (røv-kedelige) måde, jeg plejede at gøre det.
Men så gjorde jeg det – og rådet med en-to-mange virkede bare super godt. Det fik deltagerne til at melde ind og fik dem meget mere engageret i beslutningerne. FEDT! Det er ikke sidste gang, jeg kaster mig ud i at facilitere frem for bare at styre talerækken.”
Prøv den af på dit næste møde og se for dig selv…
Og… Hvis du vil have endnu flere gode faciliteringsværktøjer at ryste ud af ærmet næste gang du skal facilitere en proces, så følg os på vores LinkedIn side, hvor vi hver uge deler tips og tricks til facilitering af møder, workshops og undervisning.
