Der er noget helt særligt ved at stå foran et møde eller en workshop og samtidig føle, at man jonglerer med 117 forskellige opgaver på én gang…
Du skal facilitere.
Holde øje med tiden.
Tage stilling til faglige spørgsmål. Sikre fremdrift. Huske næste skridt. Holde energien oppe. Sørge for at teknikken virker. Og måske også lige skrive referat bagefter.
Du har for mange opgaver… For mange forskellige roller… For mange hatte på!
Og det er lige præcis dér, mange facilitatorer bliver unødigt pressede.
For et stykke tid siden var vi på besøg hos en flok klima- og bæredygtighedskonsulenter. De er dygtige mennesker, som varetager nogle vigtige emner. Men de var også nogle tydeligt pressede mennesker, da de trådte ind ad døren. Nu skal du høre hvorfor…
De fleste var projektledere på store klimaprojekter præget af mange forskellige aktører, komplekse udfordringer og tværsektorielle samarbejder. Derfor faciliterede de ofte møder og workshops. Og de stod alle med den samme klassiske kombination af roller:
De var både:
- Projektledere
- Faglige eksperter
- Facilitatorer
Allerede dér er der rigeligt at holde styr på. Men i løbet af dagen blev det tydeligt, at de samtidig havde taget en række ekstra roller på sig (?!)…
Roller, som faktisk slet ikke behøver at høre til facilitatorrollen. Det ender nemlig tit med, at du som facilitator har for mange bolde i luften, for mange ting, du skal tænke på i løbet af mødet og for mange opgaver på én gang.
Det forhindrer dig faktisk i at gøre det, som du især skal have fokus på som facilitator: hjælpe gruppen til at arbejde godt sammen.
De roller, du med fordel kan uddelegere
Mange facilitatorer tror næsten, det er en naturlov, at de også skal være praktisk hjælper, tidstager, referent og koordinator.
Men det er det ikke.
Tværtimod.
Jo mere du holder fast i alle de små opgaver, desto mindre mental kapacitet har du til selve faciliteringen. Her er nogle af de roller, du med fordel kan sende videre…
Det vil måske føre til et løftet øjenbryn eller to første gang du gør det. Prøv alligevel! Deltagerne vænner sig hurtigt til det, og til gengæld får de jo et møde, der både er mere effektivt og engagerende, fordi du netop kan koncentrere dig om det vigtigste: at være facilitator!
Praktisk hjælper/vært
Værten, eller den praktiske hjælper, er den, der sørger for booking af lokaler, kaffe, tusser, post-its, flip-overs og stole. Det er en meget konkret opgave, og dermed også nem at uddelegere! Send blot en mail med de ting, I får brug for i løbet af mødet.
Ja, det virker måske hurtigere ‘bare at gøre det selv’. Men kun første gang. På den lange bane bliver det en unødvendig belastning. Væn deltagerne til, at rollen som vært og praktisk hjælper går på skift.
Sekretær
Sekretæren skriver referat. Og jo, der ligger en vis magt i at skrive referatet, men der ligger også en del arbejde… Spørg én af deltagerne forud for mødet, om de vil være sekretær, og fortæl de andre, at vedkommende har sagt ja i dag, og at opgaven går på skift.
Tidstager
Tidstageren er den, der holder øje med tiden og sørger for, at I ikke går over den aftalte tid, som er sat af til de forskellige punkter på jeres dagsorden, og at I har tilstrækkeligt god tid til at få rundet ordentlig af.
Når en anden holder øje med tiden og giver besked, når I skal til at runde af, frigiver det overskud hos facilitatoren – så uddel også denne rolle, selvom den måske virker lille.
To-Do-Lister’eren
I løbet af en workshop dukker der ofte en masse ting op, som skal drøftes på et kommende møde, ‘klappes af’ med NN, sendes ud senere, undersøges yderligere…
Lad en anden samle de løse ender op, så du kan koncentrere dig om processen i rummet. Det kan måske opleves som et kontroltab… Men prøv!
Lukker/Konkludør
Lukkeren, eller ‘konkludøren’, hjælper med at konkludere på diskussioner: Samle op, opsummere, ‘slå søm i’. Når diskussionen kører derudaf, kan det være enormt krævende både at styre samtalen OG samtidig forsøge at opsummere elegant.
Så lad nogle deltagere hjælpe med at lytte efter konklusionerne undervejs: “Morten og Janne, kan jeg få jer til at tænke i en mulig opsummering, mens vi snakker videre? Altså, lytte efter hvilke konklusioner, vi kan drage fra denne diskussion?”. Det er nok uvant for dig at uddele denne rolle, men kan have stor effekt på den fælles ansvarsfølelse.
Koordinator
I løbet af et møde skal der tit findes datoer, koordineres mennesker, lokaler, ressource eller sammenlignes kalendere. Det er en konkret opgave, der hurtigt er overstået. Tit noget, der kun tager et par minutter, egentlig.
Bed en deltager om at foreslå nogle datoer og sammenligne kalendere – så får du til gengæld lige lidt ekstra luft til at kigge i dine papirer og oplade din mentale kapacitet.
Researcher
I længerevarende processer og projekter er der ofte noget, som skal undersøges og researches mellem møderne.
Dette kan være en lidt sværere opgave at uddelegere, fordi det er en mere tidskrævende opgave. Vær derfor på forkant og aftal inden mødet – evt. i forbindelse med projektets ressourcefordeling, – at du kan få hjælp til dette. Anslå også et ambitionsniveau og opgavens omfang: “Nikolaj, har du mulighed for at undersøge, om der er erfaringer, vi kan have glæde af fra de andre lignende projekter? Jeg tænker, at det er en opringning til hver af de tre projektledere, altså en times arbejde eller sådan. Er I enige i, at det er tilstrækkeligt?”
Et mere overskueligt arbejdsliv!
Da dagen med klima- og bæredygtighedskonsulenterne sluttede, var skuldrene sænket. Ikke fordi deres projekter pludselig var blevet mindre komplekse. Men fordi de havde fået øje på noget vigtigt: De behøver ikke bære alle kasketterne alene! Nu havde de en klar plan for, hvordan de skulle gøre deres arbejdsliv mere enkelt og overskueligt.
Vil du også have et lettere liv som facilitator? Vil du have mere klarhed over alle dine kasketter og ikke mindst lykkes med at fordele de opgaver, som andre med fordel kan tage, og dem du afgjort selv skal tage, så overvej at tage med på vores facilitatoruddannelse.
Der arbejder vi fra dag 1 af med hvilken rolle og hvilke opgaver, vi faktisk har som konsulenter, projektledere, undervisere, facilitatorer… Og hvilke vi ikke nødvendigvis har.
