De tre ting du skal styre efter, når du faciliterer
Formålstrekanten – vores absolutte yndlingsmodel
Når du planlægger en workshop eller et møde skal du allerførst vide, hvad I skal opnå – til det er Formålstrekanten et vigtigt redskab.
Formålstrekanten hjælper blandt andet med at klarlægge hvorfor I mødes. Hvis du ikke har et knivskarpt ’hvorfor’, så kan den ene øvelse eller arbejdsspørgsmål, jo være lige så godt som det andet.
Når vi i Playmakers planlægger en proces, en workshops eller et møde, så starter vi derfor altid med at tegne formålstrekanten sammen med den der ’ejer’ mødet.
Formålstrekanten er med andre ord DET vigtigste værktøj for os.
Det er det fordi, det kommer først.
Formålet skal afklares, inden vi designer processen. Og det skal også stå helt klart for dig, inden du går i gang med at lave procesplaner, drejebæger og planlægger kreative måder at arbejde på.
Derfor får du lige en introduktion til de tre ’hjørner’ som du skal kende. Og en super enkel guide til, hvordan du kan arbejde med det konkret.
Når du bruger Formålstrekanten, bliver du sikker på, at du har forstået, hvad din leder, kunde, opdragsgiver eller du selv vil med den proces, du skal facilitere. Hvad skal resultatet af processen være?
Uden et tydeligt formål har du intet at styre efter og dermed ingen mulighed for at træffe kvalificerede valg undervejs i processen. Det ene kan jo være lige så godt som det andet, når du ikke ved, hvad I pejler efter, ikk?
Der er tre elementer, som du skal være skarp på:
De tre elementer skal både sætte retning for dit design af processen og for de små og store beslutninger, du tager som facilitator, når du står midt i processen.
Formålet
Formålet er den overordnede idé med et møde eller en workshop. Det er jeres “hvorfor”.
Formålet er din ledestjerne gennem dit møde eller din proces. Det er den, som skal styre din retning og hjælpe dig med at forstå meningen bag det, I skal sammen. Derfor skal formålet være tydeligt for både dig og deltagerne.
Det er din opgave som facilitator at spørge ind til formålet hos din leder, opdragsgiver eller kunde, indtil du har forstået det så godt, at du kan gå i gang med opgaven. Du skal med klar og tydelig røst kunne svare dem, der spørger: “Hvad skal det her egentlig gøre godt for?”.
Der er ægte guld at hente ved at lære sig selv, sit team og sin organisation at blive skarpe på formålet med det, vi sætter i gang.
Som Susanne siger i citatet øverst i mailen…
Vi bruger tid, ressourcer og mange menneskers engagement på møder og udviklingstiltag.
Det skal skabe værdi. Og det skal give mening for deltagerne.
Særligt ved tilbagevendende møder eller lange udviklingsprocesser kan formålet risikere at fortone sig i det fjerne, og tilfældige impulser eller ønsker kan i stedet komme til at sætte retningen for processerne.
Hjælp din kunde, leder eller dig selv på vej ved at stille denne slags spørgsmål:
Hvorfor har vi sat det her projekt i gang?
Hvorfor bruger vi uddannelsestid og penge på en række workshops?
Hvad er det konkrete mål med forløbet, og hvorfor er det vigtigt?
Hvilken værdi skal afdelingsmøderne give os? (Kan vi skabe samme værdi ved at sende en mail i stedet for?)
Hvad er det allervigtigste for os at samles om på vores månedlige personalemøder i forhold til vores mange forskellige formål?
Og vær obs på, at det er det venligt nysgerrige “hvorfor?”, vi er ude efter her. Ikke det lidt næsvise eller udfordrende.
Det handler om – venligt, men insisterende – at finde ind til kernen af, hvad vi tror, en proces vil give os.
Om den overhovedet er nødvendig at sætte i værk.
Den konkrete leverance
Den konkrete leverance er i ordets betydning meget mere konkret end formålet.
Leverancen er jeres “hvad”.
Det konkrete og specifikke udbytte til lige netop det her møde, den her workshop eller det her punkt på dagsordenen.
Vi plejer at spørge os selv og vores opdragsgiver: “Hvad skal vi stå med i hænderne, når mødet er slut?”
Det kan være:
En fælles beslutning omkring dagens emne
Tre udvalgte idéer, de skal arbejde videre med, næste gang de mødes
En handleplan om, hvem der gør hvad for at få tingene til at ske
To nye indsigter eller aha-oplevelser om de udfordringer, som de andre i teamet oplever
Hvis den konkrete leverance er klar, er det mere tydeligt, om I opnår den eller ej.
Fik I taget den fælles beslutning, som I ønskede?
Hvis den konkrete leverance er uklar – ja så bliver både mødet og evalueringen noget mudder….
Den følelsesmæssige leverance
Den følelsesmæssige leverance handler om, hvilken stemning, og hvilke følelser, deltagerne i en proces skal gå derfra med.
Hvilken tilstand må de gerne være i, når mødet eller workshoppen er slut?
Og faktisk taler vi alt for lidt om den følelsesmæssige leverance! For den er lige så vigtig som den konkrete leverance. Nogle gange endda vigtigere.
Ofte er det den følelse, vi forlader et møde med, som vi husker bedst.
Overvej derfor:
Skal de gå fra mødet med mod og optimisme, så de er klar til at gå i gang med den nye strategi?
Må de gerne være lidt bekymrede og tage sagen meget alvorligt, så de sætter fart på den implementering, som har haltet bagefter alt for længe?
Skal deltagerne opnå større fællesskabsfølelse og mere psykologisk tryghed, så teamet er klar til den kommende tids tætte samarbejde?
Eller skal det være en dag, hvor deltagerne går derfra inspirerede af ny viden, som de brænder for at komme i gang med at prøve af?
I nogle sammenhænge kan det være helt fint at sige den følelsesmæssige leverance højt, når du starter processen: “Det er vores håb, at I har mere mod på omlægningen, når vi går fra mødet i dag, og at nogle af de bekymringer, I har haft, er blevet mindre eller måske helt forsvundet.”
Andre gange kan det virke manipulerende, hvis man rammesætter de følelser, som deltagerne helst skal have efter en proces.
Men du skal kende den…
Sådan bruger vi Formålstrekanten
Det er meget enkelt:
Vi lægger et stort stykke papir på bordet i mellem om, når vi holder det indledende møde om en proces.
Så tegner vi trekanten op. Med stjerne, pakke og hjerte.
Og så spørger vi ind til alle tre, indtil det stå helt klart for os alle.
Og først derefter går vi i gang med at tale om program, pauser, gruppearbejde, opsamling og alt det andet.
