Førstehjælp til online konferencen
Af Anja Weier Olesen
Playmakers har stor praktisk erfaring med at tilrettelægge og afvikle konferencer, årsmøder, borgermøder, undervisningsaktiviteter og afdelingsmøder online i stedet for i det normale konferencecenter eller mødelokale.
Samtidig ved vi noget om, hvad det er, der gør onlinemøder anderledes end fysiske møder.
Det vil vi gerne dele med dig, så her får du en kort miniguide til online konferencer.
Styr på online konferencen
Til at give et overblik over alle de dele, som planlægningen af onlinekonferencen skal tage højde for, har vi udarbejdet en model for roller og opgaver.
Afklaring
For det første skal I afklare, hvem målgruppen er, hvilket output I ønsker, hvilke kompetencer deltagerne har, og hvor godt de kender hinanden.
Design og konceptudvikling
For det andet skal I beslutte, hvordan mødet skal forløbe (udvikling af drejebog), hvilken stemning og essens I gerne vil fremkalde, hvilken form det ønskede resultat har, og hvilke tekniske løsninger I vil benytte.
Afvikling
For det tredje skal I uddele roller til selve konferencen. Hvem skal være mødeleder, konferencier, moderator, chatsupport, teknisk support, og hvem skal sørge for at høste viden undervejs?
Materialer
I skal også finde ud af, hvilke materialer deltagerne skal have adgang til under konferencen: Printede skabeloner, PowerPoint-slides, opgaver, spørgsmål på en elektronisk platform og procesinstruktioner, og hvilke der kan bruges som datahøst.
Projektledelse
I skal også have fundet frem til, hvem der har mødeledelsen, hvem der vedtager en projektplan, og hvem som på dagen tager imod fx eksterne aktører.
Kommunikation
Og endelig skal I lave en kommunikationsplan med aktiviteter, som foregår før konferencen (invitation og forberedelse), under – fx i velkomstrum hvor man modtager instruktion i hvordan konferencen forløber -, og efter konferencen i form af opsamling og evaluering.
Mange af elementerne adskiller sig slet ikke så meget fra almindelige konferencer, som også kræver en høj grad af forberedelse og detailplanlægning.
God online konference!
