Playmaker: Katrine Kent
Rigtig mange møder ender med et uklart resultat, og det bedste, der er at sige om dem, er, at mødet blev holdt, og deltagerne havde mulighed for at ytre sig.
De deltagere, som plejer at tage ordet, tog ordet igen. Og de sagde de samme ting, som de plejer – uanset hvad der var på dagsordenen.
Den slags møder slutter kun, fordi den afsatte tid er gået.
Men sådan behøver møder ikke ende.
Meget talende mødedeltagere kan godt styres, så de ikke fylder det hele. Ofte taler de, fordi ingen andre tager ordet – faktisk er de garanteret selv trætte af at sige det samme gang på gang til det ene ufrugtbare møde efter det andet.
Løsningen er at strukturere samtalen, så den passer til det, man mødes om.
Mødes I om en beslutning eller for at videndele?
Der er forskel på, om I mødes for at træffe strategiske beslutninger, informere om en ny organisering, udvikle en løsning på et problem eller gøre status på et projekt.
Derfor kan alle møder ikke have samme form, men må formes, så de bedst underbygger formålet.
Når du som mødeleder selv er blevet klar over, hvad formålet med mødet er, kan du begynde at tilrettelægge en dagsorden med punkter, der hjælper til at holde samtalen på sporet og nå i mål med emnet.
Åbne, ordne og lukke
Alle temaer vi holder møder og dialoger om, har brug for at blive åbnet, ordnet og lukket. Det er ret forskellige formål om vi skal åbne et tema op eller lukke det ned, og derfor skal du bruge forskellige værktøjer til de 3 slags processer.
Når du åbner, skal du hjælpe deltagerne til at tale sig ind på temaet og finde idéer.
Når du ordner, skal du hjælpe dem med at få overblik over, hvad der er blevet sagt, og hvilke holdninger og ideer der er i spil.
Og når du lukker, skal du hjælpe dem med at runde af, konkludere og tænke i næste skridt.
Ved at åbne, ordne og lukke punkterne på dagsordenen kan du sikre dig, at alle deltagerne bidrager, at det I taler om, er relevant, at I får prioriteret de vigtigste indsigter, og at I er enige om konklusionen.
Du kan bruge forskellige teknikker til at åbne, ordne og lukke punkterne.
1-2-mange
Når du skal have mødedeltagerne til at tune ind på et emne, kan du med fordel bede dem starte med at tænke selv og tage noter. Derefter beder du dem dele deres tanker med hinanden to og to. Og endelig samler I inputtene op fælles med hele gruppen.
Metoden sikrer, at deltagerne bliver på sporet, og at alle bliver hørt.
Når mødet faciliteres tydeligt, frisættes deltagerne til at deltage inden for en ramme. Og usikkerheden om, hvorvidt det jeg har at sige, nu er relevant, forsvinder, fordi det gøres konkret, hvad der skal drøftes, hvornår og hvordan.
Skiftes til at lytte og tale
Ofte er vi så optaget af det næste, vi selv vil sige, at vi ikke lytter til det, andre siger.
Til et møde, som skal føre til en beslutning eller en ny udviklingsretning, er det skidt, fordi hver især får sagt, hvad de mener, men ingen hørte, hvad hinanden sagde.
Derfor kan det være en god idé at droppe den klassiske runde ”bordet rundt” og i stedet strukturere samtalen, så deltagerne skiftes til at lytte og tale. Sæt en del af mødedeltagerne i gang med at arbejde med en problemstilling, og bed resten af deltagerne lytte i stilhed. Bagefter bytter I rundt og bygger videre på den første gruppes samtale.
Ved at strukturere samtalen sikrer du
- at alle mødedeltagere afleverer relevante input, viden eller tanker,
- at uvedkommende emner ikke stjæler dagsordenen,
- et kvalificeret resultat, der understøtter mødets formål.
Men: Hvis du ikke faciliterer mødet, hvis ingen tager ansvar for at strukturere den samtale, I skal have sammen, så betyder det ikke, at den er fri.
Det betyder derimod, at det er de uformelle regler – altså jungleloven – som definerer, hvad der skal tales om, og på hvilken måde det skal tales om.
Lidt struktur hjælper meget
Som facilitator kræver det noget af dig at strukturere samtalen. Du skal holde fokus på formålet og være tydelig og styrende overfor deltagerne. Det kan føles grænseoverskridende, men er nødvendigt og vil i langt de fleste tilfælde opleves som en hjælp.
Som facilitator må du gerne bestemme, hvem der skal sige noget hvornår (og det behøver ikke være den, som rækker hånden op først).
Forskellen på det ufaciliterede møde og det møde, hvor samtalen struktureres bare en lille smule, er kæmpestor. Og mødernes udbytte og deltagernes energi vil stige i takt med, at der kommer form og struktur på jeres dialoger.
