Du sidder til det indledende møde med arbejdsgruppen. To afdelinger har bedt dig om at facilitere en længere proces for både ledere og medarbejdere.
De står overfor store ændringer. Medarbejderne skal gå fra at være generalister til at arbejde mere specialiseret.
I arbejdsgruppen er der både medarbejdere, tillidsrepræsentanter og ledere. Og de har mange ord.
Især lederne og tillidsrepræsentanterne udtrykker bekymringer, ønsker og idéer i en lind strøm. Pludselig er der gået en time, og så halvanden. Samtalen går i ring. Indtil du venligt afbryder:
“Det lyder, som om processen kunne se sådan her ud…” og så peger du ned på papiret og guider deltagerne igennem de kasser, cirkler og kruseduller, du har tegnet i din notesbog.
Alle – selv medarbejderne, der endnu ikke har sagt noget – begynder at tale om modellen og strege ud og lægge til.
Efterhånden dør samtalen ud…
Der var den! I har fundet skitsen til processen.
De fleste facilitatorer kender drejebøger. Der er der, vi skriver alle detaljer omkring afvikling af en dag. Men der er noget, der kommer før drejebogen. Som facilitator skal du tage nogle langt mere overordnede beslutninger, inden du går i detaljer med at beslutte, præcis hvilke øvelser du vil lave, hvordan og hvor længe.
Med andre ord, så skal du skabe overblik over en proces, inden du går i drejebogens detaljer. Vi har et rigtigt godt og enkelt værktøj til procesdesign – vi kalder det for ‘processkitsen’.
Processkitser
En processkitse er en skitse over dit møde, din workshop eller dit læringsforløb. Ikke en færdig forløbsplan – blot de første streger. Og den giver rigtig god mening at tegne, fordi det er intuitivt og konkret at tegne, og det kan hjælpe med at få det frem, som I ikke helt kan få sat ord på endnu.
Processkitsen bruger vi til at illustrere essensen af en masse snak til et indledende møde.
Den består af figurer som trekanter, firkanter, buer og pile. Streger, der viser, at I åbner processen op eller lukker ned. Pile, der fortæller, at nu deler I jer ud i tre spor. Cirkler, der fremhæver de forskellige trin.
Det visuelle overblik er særligt nyttigt, fordi det hjælper os til at se det for os. Så kan dem omkring bordet enten sige: “Ja, præcis!” eller: “Nej, det er helt forkert!” – og så kan I arbejde videre derfra. Først skal I være enige om en overordnet idé og et forløb, og det kan være langt lettere at se enigheden, når den ligger i tegnet form på et bord foran jer, hvor I sammen kan strege ud og lægge til.
Når du arbejder med processkitser så HUSK…
- Brug enkle figurer. Det er både let at tegne og let at aflæse.
- Tegn dit tilbud. Send din tegnede processkitse til din kunden eller samarbejdspartner sammen med en beskrivelse. Tegningen fortæller mere end alle de ord, som du ellers ville have brugt til at beskrive processen.
Du behøver ikke at være god til at tegne for at lave en processkitse. Men hvis du alligevel gerne vil lære, hvordan du stryger lidt visuel stjernestøv ud over dine tegninger, så afholder vi 2-dages kurser i grafisk facilitering i både Vejle og København.
Kom og vær med!
