7 tips til at kvæle

konferencen

Playmaker: Mette Ullersted

Du, som er facilitator, ved, at en god workshop eller konference kræver omhyggelig planlægning og alternative måder at ruske op i folk og deres forestillinger om konferencer på. Og ikke mindst nødløsninger, når det hele går i hårdknude.

Du faciliterer for at skabe værdi for virksomheden eller kunden. For at skabe værdi for konferencens deltagere også efter konferencen. Og du faciliterer for at lykkes.

Nå, men jeg er gået helt over i den anden grøft. Jeg har fundet de syv mest fatale fejl, du skal begå for at mislykkes med at få nogen som helst effekt af din konference.

Her kommer opskriften på ikke at opnå nogen som helst værdi af en dag, som i øvrigt har kostet en masse tid og penge at planlægge.

For at mislykkes totalt, skal du være helt sikker på at:

1. Plastre dagen til i oplæg

Hyr så mange talere, du kan, så dagen er fyldt op til randen med det ene oplæg efter det andet. Du kan være helt sikker på at mislykkes med dagen, hvis du lader talerne tale i minimum 45 minutter, og den eneste interaktion med publikum, hvis nogen, er en spørgerunde. Sørger du desuden for, at deltagerne ikke skal flytte sig for meget fra deres stole og kun får korte pauser, så er du rigtig langt med at spolere en ellers potentielt udbytterig dag.

2. Undgå dialog med foredragsholdere

Kræv for alt i verden ikke noget af talerne, og husk ikke at forlange, at de målretter deres oplæg til jeres organisation eller konkrete situation. Tværtimod skal du, hvis du virkelig vil være sikker på at mislykkes, lade opdragsholderne komme med deres generelle oplæg – du ved, de oplæg, der kun lige får skiftet forside i power pointen til dagens anledning. 

Gør det bare så nemt for talerne som muligt, lad dem genbruge, så de slipper for at researche og bruge deres viden på netop jeres organisation. De er VIP’er, og dem kan man ikke tillade sig at stille krav til.

3. Den eneste form for involvering er spørgsmål 

Vil du have et 100 % forudsigeligt udfald af din konference, så sørg for at afrunde dagens utallige oplæg med ustrukturerede spørgerunder. Du vil på den måde sikre dig, at der er mange enten helt specifikke problemstillinger, hvor kun spørgeren eller meget få andre kan få gavn af svaret, eller mange kommentarer fra folk, der godt kan lide at høre sig selv snakke. Ved at lave ustrukturerede spørgerunder giver du dem en perfekt mulighed for at promovere sig selv og (lettere indiskret) vise deres talenter frem for egen vindings skyld. 

Så skal du være sikker på, at folk får minimalt ud af spørgsmålene, så lad være med at forberede en spørgsmålssession. Undgå at plukke folk ud, som du ved, kunne ”risikere” at komme med interessante og kvalificerede spørgsmål, som interesserer andre end dem selv.

4. Lade folk lide frokostdøden

En kæmpe buffet med overload af mad inviterer folk til at gå ’all in’ på overspisning. Perfekt! Ingen kan arbejde de efterfølgende timer, al energi bruges til at fordøje de store mængder mad, der er røget indenbords. Og endnu bedre er det, hvis du til morgenmad kun serverer et kedeligt rundstykke, så kan du være sikker på, de nok skal tage for sig, når klokken slår til frokost. 

Sørg for alt i verden for IKKE at servere små lette retter i løbet af hele dagen, så deres blodsukkerniveau vil være rimeligt konstant, hvis du for alvor vil spolere konferencen. Store udsving i blodsukker, voldsom sult og voldsom mæthed, er vejen frem mod et 0%-udbytte af konferencen.

5. Holde konferencen på et fint, klassisk konferencested

Forestil dig det fineste konferencested. Det er nydeligt og indretningen kan ikke være meget perfekt. Godt! Det klassiske og nydelige konferencecenter har et formelt udtryk, og det får folk til at agere formelt og mere distanceret. Agere som repræsentanter for en organisation eller profession mere end som mennesker med en faglig viden. Og det gør os mindre tilbøjelige til åbent at dele viden, være ærlige, fortælle om fejltagelser og udfordringer. 

Lige hvad du har brug for til at ødelægge den konference, du ikke vil have udbytte af. HINT: Det er ikke nu, du skal læse mit dogme #6 i Toolboxen, ”Formel til uformel – et skridt ad gangen”, for det vil have modsatte virkning.

6. Indretningen dræber netværkeri

Der er intet så vækstfremmende som netværk. Så undgå det! Pauser kan føre til netværkeri, men hvis du lader være med at understøtte det, kan det nemt undgås. Sørg for at skabe en så traditionel og formel indretning som muligt: Lad folk spise frokost ved mindre borde, hvor de naturligt sætter sig ved dem, de kender i forvejen. Undgå en stor buffet, hvor de kommer til at tale med hinanden. Undgå ståborde til kaffepauserne – de fremmer en uformel snak med nye mennesker. 

Og lad især være med facilitere netværkeriet i pausen ved f.eks. at skrive oplysninger på navneskiltet, som kan få deltagerne til at spørge ind til hinanden. Eller ved at lægge genstande eller spørgsmål på bordene, som kan sætte gang i erfaringsudveksling. Men lidt snilde og omtanke kan du helt undgå, at de taler med nye mennesker eller udveksler erfaringer og viden.

7. Lade folk dø hen, før I går i gang

Du ved det. Der er ikke noget så dræbende som lange introer. Dræb publikum, før I overhovedet går i gang. Lad så mange forskellige mennesker som muligt byde velkommen. Tilgodese talerne og deres behov for at sige en hel masse fremfor publikum. Eller er det lederen, der skal byde velkommen, så lad endelig ham eller hende holde et langt monotont indlæg om den nye strategi. Uden nogen former for interaktion. 

Faktisk siges det, at omkring 70 % ny viden glemmes, hvis man ikke arbejder med det. Perfekt! Ingen af de ansatte får for alvor ejerskab over de nye strategier, og seminaret kan hurtigt over i glemslen.

Men…

Er du ikke så meget til at kaste dine penge, ressourcer og dit omdømme ud af vinduet, så har vi en hel del til fælles.

Brug de hellere de syv fejl som en tjekliste, og tænk over, hvordan du skal facilitere konferencen – og dens pauser – så den skaber værdi for deltagerne også efter konferencen.