10 tanker om onlinekonferencer
Af Anja Weier Olesen
Der er gået et år, siden den smådryppende tendens til at formidle viden gennem videooplæg og webinarer blev ramt af et decideret digebrud forårsaget af corona, som gjorde onlinemøder og -konferencer til et akut behov i alle sammenhænge og i alle størrelser og former.
Playmakers har ligesom alle andre brugt det meste af året online. Og her forsøger vi at skubbe bevidstheden om facilitering frem i forreste linje foran teknologierne, som har det med at stjæle vores fokus.
Jo, jo, selvfølgelig er teknologi nødvendig for, at vi overhovedet kan mødes online, men faktisk er god gammeldags facilitering ENDNU vigtigere for succes, når konferencen rykker online.
Så her får du mine ti tanker om onlinekonferencer.
- Aflys ikke! Gennemfør konferencen online
- Forstå mødets grundteknologi
- Byg kompetencer, som giver tryghed og tillid
- Vær forberedt på alt
- Hav fingeren på pulsen
- Kommuniker før konferencen
- Kobl det fysiske og det digitale
- Etabler relationer – og valide beslutninger
- Saml op
- Gør det nemt!
1. Aflys ikke! Gennemfør konferencen online
Først og fremmest skal du ikke udskyde medarbejderseminaret eller bestyrelseskonferencen til næste år, hvor verden er normal igen (7-9-13). Efter et år i undtagelsestilstand er ingen tjent med, at arbejdet med strategi, forretnings- eller kompetenceudvikling udsættes på ubestemt tid – vi har brug for at tale med hinanden om retning, intentioner og udfordringer.
Og det kan altså godt lade sig gøre at gennemføre en god proces online.
Men det kræver mere af jer.
For når vi mødes online, er tolerancen over for fejl og følelsen af forpligtelse over for resultatet meget lille.
Den traditionelle medarbejderdag tilbyder lækker frokost og mulighed for at hygge med kollegerne imellem oplæggene, dvs. rammer, som medvirker til at forpligte os på arrangementet.
Online er disciplinen og engagementet slet ikke givet på samme måde. Der er slet ingen ydre rammer til at fastholde os, og de menneskelige relationer føles ikke så forpligtende.
Det gør kravene til konferencens indhold og faciliteringen af programmet langt højere.
2. Forstå mødets grundteknologi
Når vi møder op til en fysisk konference, forstår vi teknologien: Vi skal sætte os hen til et bord sammen med en gruppe andre deltagere. Vi skal arbejde i gruppen, og vi skal lytte til noget i plenum, holde pauser med kaffe og frokost osv. osv.
Onlinemødets teknologi er anderledes. Vi kan ikke sætte os ved siden af en, vi kender, og fx småsnakke om programmet eller bekræfte vores indbyrdes relation. Det skal faciliteres.
Derfor er facilitatorens opgave fra mødets start (faktisk allerede inden starten, men mere herom senere) at gøre deltagerne fortrolige med teknologien og det nye sprog, som følger med. Fx når gruppebordet bliver et digitalt grupperum, som man sendes ud i uden selv at kunne gøre ret meget.
3. Byg kompetencer, som giver tryghed og tillid
For at de beslutninger, der træffes på en onlinekonference, opleves som valide og vedtagne af deltagerne, er det afgørende, at deltagerne har tillid til de teknologier, som benyttes.
Det dur derfor ikke at introducere et onlineafstemningsværktøj til allersidst i en beslutningsproces og tro, at afstemningens resultat vil blive opfattet som gældende – for hvad nu hvis halvdelen ikke kom igennem på grund af noget teknisk eller ikke forstod intentionen.
I stedet skal deltagerne vænnes til teknologien i løbet af processen, så de har tillid til den afsluttende afstemning.
Det betyder, at vi skal bruge så få teknologier i onlineprocessen som muligt – og ikke fortabe os i teknologiens muligheder,
Brug også chatten som en kanal til at aflevere vigtige input og synspunkter undervejs i processen, så deltagerne føler sig sikre på at være blevet hørt. Chatten er en enkel og kendt teknologi.
4. Vær forberedt på alt
Når konferencen flytter online, er der endnu mindre spillerum til at improvisere end til den klassiske konference.
Alt kræver mere forberedelse. Logistik og lavpraktik fylder ganske enkelt mere. I skal have gennemtænkt overgange mellem processens delelementer i detaljen og tage højde for, at hvis noget går galt, så kan I gå til plan B eller C.
Er deltagerne fx først sendt ud i grupperum, er det komplekst lige at give dem en ekstra opgave med ”i hånden”.
Sørg for, at alle materialer er udsendt på forhånd eller deles i chatten, inden man sender deltagerne ud i grupperum, så de kan fokusere på at arbejde med den stillede opgave.
5. Hav fingeren på pulsen
Som facilitator har man brug for at kunne mærke, om deltagerne er engagerede og aktive. Det er nemt nok, når man samler dem i samme rum og hører dem arbejde med sidemanden eller i gruppen, eller når de griner af oplægsholderens vittigheder. Men online kan man ikke på samme måde liste rundt og lytte ved bordene.
Find andre måder at få indsigt i processen. Brug fx afstemninger undervejs som en indikator for aktivitet og engagement. Vælg systemer, som viser, hvor mange af deltagerne, som er aktive. Ikke så meget for afstemningsresultatets skyld som for deltagelsesprocentens. Hvis kun 10 af 25 svarer på afstemningen, er der grund til bekymring for, om engagementet daler, eller opgaven ikke står klart.
6. Kommuniker før konferencen
For at sikre, at deltagerne prioriterer at deltage i onlinekonferencen og måske ligefrem forbereder sig til den, kan I med fordel fokusere på kommunikationen, inden konferencen løber af stablen.
Udsend et spørgeskema, som skal returneres inden konferencen, for at have data fra deltagerne, som kan præsenteres, når I mødes. Eller forbered deltagerne på konferencens spørgsmål, så de føler sig beredte til at tale med andre om emnerne.
Gør det nemt at afprøve teknikken inden konferencen. Send en remindermail om konferencen, som også indeholder tidspunkter i dagene før konferencen, hvor man kan afprøve konferencerummet og få hjælp med teknikken.
7. Kobl det fysiske og det digitale
Send en goodiebag til deltagerne, eller fortæl, hvor den kan hentes. Pakken giver konferencen et fysisk udtryk og kan fx indeholde grafiske skabeloner, som I skal arbejde med undervejs, skilte i rød, gul og grøn til at tilkendegive holdning og en snack til at spise i en pause.
Brug den grafiske skabelon, som en konkret guide til mødet, som gør strukturen tydelig og overskuelig for deltagerne. De kan ikke lige spørge sidemanden eller kigge op på tavlen.
8. Etabler relationer – og valide beslutninger
Den distance, som skærmen sætter op imellem os, gør det sværere at sætte os ind i hinandens følelser, som vi ellers spejler, når vi befinder os i samme fysiske rum.
Derfor skal facilitatoren sikre, at deltagerne får så meget adgang til hinanden som muligt. Vi skal høre hinanden tale, og vi skal se hinanden, hvis vi skal føle et fælles ansvar for mødet og emnet/resultatet.
Indifferens udgør en alvorlig risiko for, at beslutninger, der er truffet online, opfattes som ikke gældende!
Derfor skal vi forsøge at få så meget ”mavefornemmelse” ind i onlinemødet som overhovedet muligt.
Det gør vi bl.a. ved at etablere relationer deltagerne imellem og ved at fastholde det, som er besluttet. Fx på billeder, der viser deltagernes stemning og dokumenterer beslutningsprocessen.
Send billederne ud sammen med referatet efter konferencen eller processen.
9. Saml op
Opsamling af resultater, beslutninger, idéer og pointer skal passe til formålet med at mødes. Det er vigtigt at have gennemtænkt, hvordan og hvad der er outputtet fra konferencen.
Er det fx tilstrækkeligt at dokumentere resultatet med skærmfotos af deltagerne, der melder ”Grøn” til en løsning?
Eller skal der formuleres en fælles udtalelse, som fremgår af et fælles online-whiteboard med de beslutninger, som ligger til grund?
10. Gør det nemt!
At facilitere betyder ”at gøre nemt”.
Når vi arbejder med facilitering, gør vi samtaler imellem mennesker nemme – mulige og relevante.
Det, som optager os som facilitatorer, er at skabe rammer for samtaler, der flytter noget – for deltagerne eller det emne, som optager dem.
Det er det, som er det afgørende for konferencens succes, uanset om konferencen foregår online eller i et almindeligt konferencerum.
Husk det, når du skal tilrettelægge din næste konference.
